დამადასტურებელი წერილი აცნობებს სხვა პირს, რომ თქვენ მიიღეთ შეტყობინება ან მოთხოვნა, მაშინაც კი, თუ თქვენ ვერ შეძლებთ დაუყოვნებლივ გასცეს სრული პასუხი. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ არ გჭირდებათ შეტყობინების გაგზავნა თითოეული პირადი ელ.ფოსტისთვის, თქვენ უნდა უპასუხოთ პროფესიონალურ ან ბიზნეს გარემოში, როდესაც პირდაპირ მოგმართავთ. თუ თქვენ უბრალოდ უნდა უთხრათ სხვა პირს, რომ მიიღეთ მისი ელ.წერილი, გაუგზავნეთ მოკლე დამადასტურებელი შეტყობინება, რომ აცნობოს მას. თუ პირმა მოითხოვა მომსახურება ან შეუკვეთა პროდუქტი, მიაწოდეთ მეტი ინფორმაცია როდის უნდა ელოდოთ პასუხს ან როგორ მოაგვაროთ რაიმე საკითხი.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 2 -დან: დაადასტურეთ, რომ მიიღეთ წერილი
ნაბიჯი 1. უპასუხეთ, თუ თქვენ ხართ ჩამოთვლილი To: ხაზში ან დასახელებულია შეტყობინებაში
შეამოწმეთ ელ.ფოსტის ზედა ნაწილი, რომ ნახოთ გამგზავნმა თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი "To:" ხაზში. თუ თქვენ იქ არ ხართ ჩამოთვლილი, დაათვალიერეთ ელ.წერილი, რომ ნახოთ თქვენი სახელი სადმე. თუ ხედავთ თქვენს სახელს, დარწმუნდით, რომ გაგზავნეთ დამადასტურებელი დოკუმენტი, ვინაიდან თქვენ პირდაპირ მიმართეთ.
თუ თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი მითითებულია მხოლოდ ელ.ფოსტის "CC" ხაზში, მაგრამ თქვენ არ ხართ მოხსენიებული სხეულში, მაშინ თქვენ არ გჭირდებათ დამადასტურებელი შეტყობინების გაგზავნა, რადგან შეტყობინება სავარაუდოდ გაეგზავნა ადამიანთა დიდ ჯგუფს
გაფრთხილება:
მოერიდეთ სპამ შეტყობინებების აღიარებას, რადგან მათ შეუძლიათ გააგრძელონ წერილების გაგზავნა, თუ თქვენ პასუხობთ.
ნაბიჯი 2. მიმართეთ გამგზავნს სახელით სალამი
დაიწყეთ სალამი თქვენი ელ.ფოსტის თავში, რათა სხვა პირმა ნახოს იგი მაშინვე, როდესაც გახსნის. გამოიყენეთ ოფიციალური მისალმება, როგორიცაა "გამარჯობა" ან "ძვირფასო", რასაც მოჰყვება მათი სახელი. თუ თქვენ პასუხობთ უფროსს ან ვინმეს, ვინც არ იცნობთ, გამოიყენეთ მათი სათაური, რასაც მოყვება გვარი. თუ კარგად იცნობთ სხვა ადამიანს, შეგიძლიათ გამოიყენოთ მისი სახელი.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ თქვათ "გამარჯობა ქალბატონო დევისი" ან "ძვირფასო ჯონათან", როგორც თქვენი სალამი
ნაბიჯი 3. მოკლედ აღნიშნეთ, რომ წაიკითხეთ ელექტრონული ფოსტით
გამოიყენეთ მხოლოდ რამდენიმე წინადადება თქვენი აღიარების მიზნით, ასე რომ არ ჩანს ძალიან სიტყვასიტყვით. მადლობა გადაუხადეთ პირს წერილის გაგზავნისთვის ან აცნობეთ, რომ თქვენ მიიღეთ მისი შეტყობინება. თუ რაიმე კონკრეტული დეტალი არსებობს, ხელახლა გაიმეორეთ ისინი თქვენს წინადადებებში, რათა აჩვენოთ, რომ წაიკითხეთ მათი შეტყობინება.
- მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ მსგავსი რამ: "გმადლობთ, რომ მომწერეთ შეტყობინება მომდევნო კვირის შეხვედრის შესახებ", ან "მე მივიღე და წავიკითხე თქვენი ელ.წერილი ჩვენს ახალ პოტენციურ კლიენტთან დაკავშირებით".
- თუ დრო არ გქონდათ ელ.ფოსტის წაკითხვისთვის, შეგიძლიათ თქვათ მსგავსი რამ:”გმადლობთ, რომ დამიკავშირდით. მე მივიღე თქვენი შეტყობინება და წავიკითხავ, როგორც კი შევძლებ.”
ნაბიჯი 4. მიეცით სავარაუდო დრო პასუხისთვის, თუ ელ.წერილს აქვს მოთხოვნა ან შეკითხვა
თუ დრო გაქვთ დაუყოვნებლივ სრულად უპასუხოთ, გააკეთეთ რაც შეიძლება მალე, რათა დაგეხმაროთ აჩვენოთ, რომ ხართ სანდო და საიმედო. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მიეცით ვადა, სადაც სხვა ადამიანს შეუძლია ელოდოს თქვენგან სხვა შეტყობინებას, რათა არ იფიქროს, რომ თქვენ იგნორირებას უკეთებთ მათ. ფრთხილად იყავით, რომ არ დაიდარდოთ იმაზე, თუ რა მალე შეძლებთ პასუხის გაცემას, თუ ფიქრობთ, რომ ამას შეიძლება მეტი დრო დასჭირდეს.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ თქვათ: "მე შემიძლია მოგაწოდოთ ეს ინფორმაცია 2 დღის განმავლობაში", ან, "დღეს კიდევ ერთხელ მივმართავ ამ საკითხის შემდგომ განსახილველად."
- თუ არ იცით რამდენ ხანს დასჭირდება პასუხის გაცემა, გამოიყენეთ: "მე დაგიბრუნდებით რაც შეიძლება მალე ნებისმიერი კითხვით ან კომენტარით."
- თუ არ არის მოთხოვნა ან საკითხი, რომელსაც უნდა მიმართოთ ელ.წერილში, თქვენ არ გჭირდებათ პასუხის გაცემა ვადებით.
ნაბიჯი 5. დაასრულეთ ელ.ფოსტის დახურვა და თქვენი სახელი გაგზავნამდე
გამოიყენეთ ოფიციალური დახურვა თქვენს ელ.ფოსტაში, როგორიცაა "საუკეთესო" ან "კიდევ ერთხელ მადლობა", რათა დაეხმაროთ შეტყობინებას უფრო პროფესიონალურად. დახურვის შემდეგ ჩაწერეთ თქვენი სახელი შეტყობინების დასასრულებლად. დარწმუნდით, რომ ყველაფერი სწორად არის დაწერილი სანამ გაგზავნის ღილაკს დააწკაპუნებთ.
- მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ "საუკეთესო, ბეთ" ან "კიდევ ერთხელ მადლობა, ტრევის".
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ ტელეფონის ნომერი ან ელ.ფოსტის ალტერნატიული მისამართი თქვენი სახელის შემდეგ, თუ გსურთ სხვა ადამიანს მისცეთ თქვენთან დაკავშირების სხვა გზა.
ნაბიჯი 6. რაც შეიძლება მალე მიჰყევით ელ.ფოსტის სრულ პასუხს
თუ თავდაპირველ ელ.წერილს ჰქონდა მოთხოვნა ან შეკითხვა, დრო დაუთმეთ და შეძლებისდაგვარად დაწერეთ სრული პასუხი. მიმართეთ ყველა შეშფოთებას ან შეკითხვას შეტყობინებაში სრულად, რათა აჩვენოთ, რომ დრო დაგჭირდათ მათი გზავნილის განსახილველად. შეინარჩუნეთ ზრდილობიანი და პოზიტიური ტონი გზავნილის განმავლობაში, რომ შეინარჩუნოთ კარგი რეპერტუარი მათთან.
თუ თქვენ გჭირდებათ მეტი დრო, მაგალითად, თუ ელოდებით მოხსენებას ან დოკუმენტს, შეეცადეთ გააგზავნოთ შემდგომი ელ.წერილი განახლებებითა და ახალი ვადებით, რათა სხვა ადამიანმა არ იფიქროს, რომ თქვენ დაივიწყეთ ისინი
მეთოდი 2 დან 2: რეაგირება ბიზნეს მომსახურებაზე და შეკვეთებზე
ნაბიჯი 1. ელ.ფოსტის თავში განათავსეთ იმ პირის სახელი, ვისთანაც მიმართავთ
დაიწყეთ ოფიციალური მისალმებით, როგორიცაა "გამარჯობა" ან "ძვირფასო", რათა შეინარჩუნოთ პროფესიონალური ტონი თქვენს შეტყობინებაში. თუ თქვენ კარგად არ იცნობთ პიროვნებას, გამოიყენეთ მისი სათაური, რასაც მოყვება გვარი, რათა დარჩეთ ფორმალურად. თუ თქვენ უფრო იცნობთ ადამიანს ან ის ასახელებს მის სახელს, შეგიძლიათ მის ნაცვლად მიმართოთ მას.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ "ძვირფასო მისტერ ქრისტენსან", ან "გამარჯობა დანა", როგორც თქვენი სალამი
ნაბიჯი 2. მადლობა გადაუხადეთ პირს და აღნიშნეთ პროდუქტი ან მომსახურება, რომელიც მათ მოითხოვეს
გამოხატეთ ნამდვილი მადლიერება იმ პირის მიმართ, ვინც თქვენი ელ.ფოსტის პირველი წინადადებაა. იმავე წინადადებაში, გაიმეორეთ პროდუქტი, რომელიც პირმა უბრძანა, ან რა საკითხები ან შეშფოთება მათ აღნიშნეს წინა მიმოწერაში. ამ გზით, ადამიანი აღიარებს, რომ თქვენ დრო დაუთმეთ მისი წინა შეტყობინებების წასაკითხად ან დამუშავებას.
მაგალითად, შეგიძლიათ თქვათ: "გმადლობთ, რომ ჩვენი მაღაზიიდან 2 ყუთი შოკოლადი შეუკვეთეთ", ან, "ჩვენ ვაფასებთ თქვენ, რომ მიმართეთ იმ სამუშაო ადგილს, რომელზეც განაცხადეთ."
ნაბიჯი 3. მიეცით პირს დრო, როდესაც ელოდება პასუხს ან მიწოდებას
მომდევნო წინადადებაში ახსენეთ რამდენი დრო დასჭირდება, სანამ სხვა ადამიანმა თქვენგან პასუხი გაიგოს, რათა არ იგრძნონ, რომ თქვენ დაივიწყეთ იგი. დარწმუნდით, რომ თქვენს მიერ შემოთავაზებული ვადები არის ზუსტი და პატიოსანი, წინააღმდეგ შემთხვევაში ისინი შეიძლება გაბრაზდნენ, თუ თქვენგან პასუხი არ მიიღეს.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ თქვათ: "თქვენ შეგიძლიათ ელოდოთ თქვენს პაკეტს 3 სამუშაო დღეში", ან, "გთხოვთ, დაუშვათ 1-2 სამუშაო დღე, რომ გიპასუხოთ."
Ვარიაცია:
თუ არ იცით რამდენი დრო დასჭირდება პასუხის გაცემას, თქვით მსგავსი რამ: "ჩვენ რაც შეიძლება მალე დაგიკავშირდებით თქვენი პრობლემების მოსაგვარებლად".
ნაბიჯი 4. მიეცით წინადადებები, თუ არის რაიმე საკითხი, რომელსაც ვერ გადაწყვეტთ ელექტრონული ფოსტით
თუ თქვენ უშუალოდ ვერ გადაჭრით მათ პრობლემას, სცადეთ გირჩიოთ სხვა ვარიანტები, რომლებიც შეიძლება უფრო გამოსადეგი იყოს. შეინარჩუნეთ ზრდილობიანი და გასაგები ტონი მთელ შეტყობინებაში ისე, რომ ის არ ჟღერდეს ნეგატიურად ან არ გამოიყურებოდეს გულწრფელი. შეეცადეთ რაც შეიძლება მეტი დეტალი მიაწოდოთ პირს, რათა მან შეძლოს შემდგომი ნაბიჯების გადადგმა მათი პრობლემების გადასაჭრელად.
მაგალითად, შეგიძლიათ თქვათ:”მე ვწუხვარ, რომ მესმის, რომ არის პრობლემა თქვენს ანგარიშზე ფულის გადარიცხვასთან დაკავშირებით. სცადეთ გადახედოთ ჩვენს ხშირად დასმულ კითხვებს, რომ ნახოთ თქვენი პრობლემა მოგვარებულია თუ არა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი ბანკის მონახულება და თქვენი ანგარიშის მენეჯერთან საუბარი თქვენი გარიგებების დასადასტურებლად.”
ნაბიჯი 5. დატოვეთ საკონტაქტო ინფორმაცია ელ.ფოსტის ბოლოში
დაასრულეთ თქვენი ელ.წერილი ოფიციალური დახურვით, როგორიცაა "საუკეთესო" ან "მადლობა კიდევ ერთხელ", ასე რომ თქვენ დაასრულებთ შეტყობინებას კარგი ნოტით. დახურვის შემდეგ აუცილებლად მიუთითეთ თქვენი სახელი. თუ გსურთ სხვა პირს მიანიჭოთ თქვენთან დაკავშირების ვარიანტები, ასევე შეგიძლიათ დატოვოთ ტელეფონის ნომერი, ელ.ფოსტის ალტერნატიული მისამართი ან ვებსაიტი თქვენი სახელის შემდეგ.
