ეს wikiHow გასწავლით თუ როგორ ხდება ფოსტის შერწყმა Microsoft Office- ში ან OpenOffice.org- ში. ფოსტის შერწყმა არის სუპერ მოსახერხებელი ფუნქცია, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ ავტომატურად მოახდინოთ დოკუმენტის პერსონალიზირება თითოეული მიმღებისათვის, სადაც ის იგზავნება. ამრიგად, თქვენ არ გჭირდებათ ინდივიდუალურად შეცვალოთ დოკუმენტი თითოეული მიმღებისთვის. ეს არის დროის უზარმაზარი დამზოგველი და ამის გაკეთება მართლაც ადვილია! ქვემოთ მოყვანილი ნაბიჯები ნაბიჯ-ნაბიჯ გაგივლით მთელ პროცესს.
ნაბიჯები
3 მეთოდი 1: მომზადება
ნაბიჯი 1. შექმენით მონაცემთა ფაილი
ეს შეიძლება იყოს ცხრილების ფაილი, მონაცემთა ბაზის ფაილი, ან თუნდაც ტექსტური დოკუმენტი შესაბამისი ფორმატირებით. ყველაზე ხშირად გამოიყენება ცხრილების ფაილები; ეს სახელმძღვანელო ვარაუდობს, რომ თქვენ იყენებთ ცხრილებს.
-
თქვენს მონაცემთა ფაილს უნდა ჰქონდეს ყველა ინფორმაცია, რომელიც უნდა შეიცვალოს ასლიდან ასლზე. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ფორმის წერილს, თქვენი მონაცემთა ფაილი შეინახავს ყველას იმ სახელებს და მისამართებს, ვისთანაც აპირებთ წერილის გაგზავნას.
განათავსეთ ერთი ელემენტი თითოეულ უჯრედში ხაზის გასწვრივ, ისე რომ თითოეული სახის ინფორმაცია (სახელი, გვარი, საპატიო და ა. შ.) იყოს თავის სვეტში
-
გააკეთეთ გონიერი სვეტების სახელები. ფოსტის შერწყმა კითხულობს მონაცემებს სვეტებში. ის ივარაუდება, რომ ინფორმაციის თითოეულ სვეტში პირველი ჩანაწერი არის ამ ტიპის ინფორმაციის ზოგადი სახელი, ასე რომ გამოიყენეთ თქვენთვის მნიშვნელოვანი სახელები.
მაგალითად, დაიწყეთ სახელების სვეტი "firstname" - ის აკრეფით, შემდეგ კი ყველა პირველი სახელი დაადეთ ქვემოთ. როდესაც გკითხავთ რომელი ველი ჩაწეროთ თქვენს წერილში, თქვენ ნახავთ „firstname“- ს, როგორც ვარიანტს და დაიმახსოვრეთ რა არის მოცემული ამ სვეტში
- Microsoft Office– ის მომხმარებლებს, რომლებიც ასევე იყენებენ Outlook– ს თავიანთ ელექტრონულ ფოსტაზე, შეუძლიათ სურვილისამებრ გამოიყენონ Outlook მისამართების წიგნი მონაცემთა ფაილის სახით.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ მონაცემთა ფაილი
შეინახეთ სადმე, სადაც ადვილად იპოვით და დაასახელეთ ის, რასაც ადვილად დაიმახსოვრებთ.
ნაბიჯი 3. ჩამოწერეთ თქვენი ძირითადი დოკუმენტი
ეს არის დოკუმენტი, რომელშიც თქვენ შეიყვანთ ინფორმაციას. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ ფორმის წერილს, პირველადი დოკუმენტი არის ასო. ნებისმიერი პუნქტი, რომელსაც ფოსტა შეუერთდება თქვენთვის (მაგალითად, სახელები), ახლა ცარიელი უნდა დარჩეს.
3 მეთოდი 2: ფოსტის შერწყმა MS Office– ში
ნაბიჯი 1. გახსენით ფოსტის შერწყმის ამოცანა
თქვენი ძირითადი დოკუმენტიდან დააწკაპუნეთ პანელზე მის გასახსნელად. თუ თქვენ ვერ ხედავთ, გახსენით Tools მენიუ და აირჩიეთ Mail Merge სიიდან.
ნაბიჯი 2. უპასუხეთ MS Office– ის კითხვებს
ოფისში ფოსტის შერწყმის ინსტრუმენტს აქვს რამდენიმე ნაბიჯი, რომელიც შექმნილია თქვენი ცხოვრების გასაადვილებლად თქვენი ფაილების უფრო ჭკვიანურად და ზუსტად შერწყმით.
- დაიწყეთ იმით, თუ რა სახის დოკუმენტს წერთ. დააწკაპუნეთ საუკეთესო მორგებაზე და შემდეგ დააჭირეთ შემდეგს.
- უთხარით რა „საწყისი დოკუმენტი“(პირველადი დოკუმენტი) გსურთ გამოიყენოთ. თუ თქვენ მიჰყევით ამ ნაბიჯებს, თქვენ უნდა შეგეძლოთ აირჩიოთ „ამ დოკუმენტის გამოყენება“. დააწკაპუნეთ შემდეგი.
ნაბიჯი 3. აირჩიეთ შერწყმის ფაილი
ეს არის მონაცემთა ფაილი, რომელიც თქვენ შექმენით ადრე. შეარჩიეთ შესაბამისი რადიო ღილაკი და დააწკაპუნეთ შემდეგი, რომ მოძებნოთ ფაილი და დაუკავშიროთ იგი თქვენს ძირითად დოკუმენტს.
თუ გირჩევნიათ გამოიყენოთ თქვენი Outlook მისამართების წიგნი, დააწკაპუნეთ ამის ნაცვლად
ნაბიჯი 4. აირჩიეთ რა მონაცემების გამოყენება
ოფისი საშუალებას გაძლევთ შეარჩიოთ ან გააუქმოთ ინფორმაციის რიგები, როგორც გსურთ. ეს საშუალებას გაძლევთ აირჩიოთ მონაცემთა ფაილის რომელი ელემენტი გსურთ გაერთიანდეს პირვანდელ დოკუმენტში, რაც მონაცემთა ფაილს უფრო სასარგებლო გახდის დროთა განმავლობაში, რადგან თქვენ იყენებთ მას სხვადასხვა რამეში. როდესაც კმაყოფილი ხართ, დააწკაპუნეთ შემდეგი.
მონაცემების დალაგება შესაძლებელია თითოეული სვეტის სათაურებზე დაჭერით. ეს შეიძლება იყოს სასარგებლო, თუ თქვენ გჭირდებათ სწრაფად მოძებნოთ ბევრი ინფორმაცია
ნაბიჯი 5. ჩადეთ მონაცემთა ველები
დავალების პანელის მომდევნო გვერდზე თქვენ მოგეთხოვებათ დაწეროთ თქვენი დოკუმენტი, თუ ეს ჯერ არ გაგიკეთებიათ, და წარმოდგენილი იქნება მასივიდან ფაილიდან მონაცემების დოკუმენტში ჩასმის ვარიანტების მასივი.
-
ჩადეთ მონაცემების ველი კურსორის განთავსებით, სადაც ველი წავა და შემდეგ დააწკაპუნეთ სამუშაო ღილაკის შესაბამის ღილაკზე, რომ ჩასვათ იქ.
თქვენ შეგიძლიათ წაშალოთ არასწორი ან დუბლიკატი მონაცემთა ველი წაშლის ღილაკის დაჭერით, იგივე როგორც ჩვეულებრივი ასო ან ნომერი
-
წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრები ოდნავ იცვლება იმისდა მიხედვით, თუ რა ტიპის დოკუმენტს უთხარით ოფისს, რომელსაც წერთ. ოფისი ყველაფერს აკეთებს იმისათვის, რომ შეავსოს შესაბამისი ინფორმაცია თქვენთვის მოწოდებული მონაცემებიდან. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ საქმიანი წერილის ფორმას, თქვენ შეიძლება ნახოთ მისამართების ბლოკის ჩასმის ვარიანტი, რომელიც შეიცავს თითოეული მიმღების სახელს და მისამართს, რომელიც მოწესრიგებულია რამდენიმე სტრიქონზე.
- ზოგიერთი წინასწარ განსაზღვრული ვარიანტი გახსნის დამატებით ფანჯრებს თქვენთვის შესაბამისი ინფორმაციის შესავსებად. ეს ყველაფერი მეტ -ნაკლებად პირდაპირი და ადვილად გასაგებია.
- თუ თქვენ იყენებთ წინასწარ განსაზღვრულს და როგორც ჩანს ვერ პოულობთ სწორ ინფორმაციას, დააწკაპუნეთ ღილაკზე "Match Fields", რომ ასწავლოთ პროგრამას რომელი თქვენი ველის სახელები შეესაბამება მის სტანდარტულ სახელებს. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ აჩვენოთ, რომ მან უნდა გამოიყენოს "გვარის" კატეგორია თქვენს მონაცემთა ფაილში, რათა შეავსოს "გვარის" მონაცემები მისამართების ბლოკში.
- საკუთარი ველების გამოსაყენებლად დააჭირეთ "სხვა ვარიანტებს". თქვენ გექნებათ საშუალება ნახოთ სახელები, რომლებიც მიანიჭეთ თითოეულ სვეტს და გამოიყენოთ მათ ნაცვლად.
ნაბიჯი 6. შეამოწმეთ თქვენი ასოები
ფოსტის შერწყმა არ აჩვენებს კონკრეტულ ინფორმაციას იმ სფეროებში, რომლებსაც იყენებთ თქვენს პირველადი დოკუმენტის დაბეჭდვამდე, მაგრამ ოფისი გთავაზობთ გადახედვის ფუნქციას, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეამოწმოთ და დარწმუნდეთ, რომ ინფორმაცია სწორად გამოჩნდება იმის მიხედვით, თუ როგორ განათავსეთ ველები თქვენს დოკუმენტში. შეგიძლიათ გამოიყენოთ იგი მანამ, სანამ არ დარწმუნდებით, რომ ყველაფერი რიგზეა.
ნაბიჯი 7. დაასრულეთ შერწყმა
ფოსტის შერწყმის ამოცანის პანელის ბოლო ეკრანი გაცნობებთ, რომ ყველაფერი ადგილზეა და ის მზადაა თქვენი დოკუმენტების დასაბეჭდად. თითო დაბეჭდილ დოკუმენტზე გამოჩნდება ინფორმაციის ერთი ნაკრები და პროგრამა დაბეჭდავს იმდენ ასლს, რამდენიც ინფორმაციის ნაკრები.
თუ გსურთ კონკრეტული ასოების ინდივიდუალური რედაქტირება, ეს ასევე შეგიძლიათ გააკეთოთ ამ ამოცანის პანელის ეკრანიდან, პირველ რიგში „ინდივიდუალური ასოების რედაქტირების“დაწკაპუნებით
მეთოდი 3 დან 3: ფოსტის შერწყმა OpenOffice.org– ში
ნაბიჯი 1. მონაცემთა ბაზის შექმნა
OpenOffice.org– ში, მონაცემთა ბაზის ფაილი ყოველთვის საჭიროა ფოსტის შერწყმისათვის; თუმცა, თქვენ ჯერ კიდევ შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი მონაცემები ცხრილში.
- თქვენი ძირითადი დოკუმენტიდან გახსენით ფაილის მენიუ და შეარჩიეთ მონაცემთა ბაზის ახალი ფაილის შექმნა.
- ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, აირჩიეთ ვარიანტი "დაკავშირება არსებულ მონაცემთა ბაზასთან". ჩამოსაშლელი მენიუდან აირჩიეთ "ცხრილი" და შემდეგ დააჭირეთ შემდეგი.
- შემდეგ ეკრანზე, პირდაპირ OpenOffice.org პირდაპირ ცხრილის ფაილში, რომლის გამოყენებაც გსურთ. თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ მონაცემთა ბაზის პაროლით დაცვა თუ არა ფაილის ადგილმდებარეობის ქვეშ არსებული ყუთის შემოწმებით. დაწკაპეთ შემდეგი, როდესაც მზად იქნებით.
-
ამ ეკრანზე შეარჩიეთ დაარეგისტრიროთ თუ არა მონაცემთა ბაზა უფრო ადვილი წვდომისთვის მოგვიანებით და გადაწყვიტეთ გსურთ გახსნათ თუ არა მონაცემთა ბაზის ფაილი მის შესაცვლელად ახლავე. (თქვენ ალბათ არ დაგჭირდებათ, თუ თქვენ შექმენით ცხრილების ფაილი.) დააწკაპუნეთ დასრულება მონაცემთა ბაზის შესანახად.
დარწმუნდით, რომ მონაცემთა ბაზას მიეცით სახელი, რომელიც ადვილად დაიმახსოვრეთ
ნაბიჯი 2. ჩადეთ თქვენი ველები
ახლა, როდესაც თქვენ დაუკავშირეთ თქვენი ინფორმაცია მონაცემთა ბაზას, რომლის გაგებაც OpenOffice.org– ს შეუძლია, მარტივი საკითხია გამოიყენოთ ეს მონაცემთა ბაზა ფოსტის შერწყმისთვის, რამდენადაც თქვენ იცით სად უნდა მოძებნოთ.
- ჩასმის მენიუდან აირჩიეთ "ველები" და შემდეგ "სხვა …" ქვემენიუდან. გარდა ამისა, შეგიძლიათ აკრიფოთ control-F2.
- ფანჯარაში, რომელიც გამოჩნდება, დააჭირეთ ღილაკს "მონაცემთა ბაზა".
-
დააწკაპუნეთ დათვალიერების ღილაკზე ფანჯრის ქვედა მარჯვენა ნაწილში და იპოვეთ მონაცემთა ბაზის ფაილი, რომელიც თქვენ შექმენით.
მას შემდეგ რაც შეარჩიეთ თქვენი მონაცემთა ბაზა, ის გამოჩნდება სიაში სახელწოდებით "მონაცემთა ბაზის შერჩევა" ფანჯრის მარჯვენა მხარეს
- ფანჯრის მარცხენა მხარეს "ტიპის" სიიდან აირჩიეთ "ფოსტის შერწყმის ველები".
- დააწკაპუნეთ + თქვენი მონაცემთა ბაზის გვერდით და ცხრილის ფაილი უნდა გამოჩნდეს მის ქვეშ. დააწკაპუნეთ + გვერდით რომ და ნახავთ იმ ველების სახელებს, რომლებიც თქვენ შეარჩიეთ თქვენი ცხრილის შექმნისას.
-
შეარჩიეთ რომელი ველი გსურთ ჩასვათ და დააწკაპუნეთ ჩასმა ველს თქვენს ძირითად დოკუმენტში.
- დაიმახსოვრეთ განათავსეთ კურსორი იქ, სადაც გსურთ რომ თქვენი ველი ჩასმული იყოს ჩასვლამდე, ან მოგიწევთ გაჭრა და ჩასმა მის სწორ პოზიციაზე გადასატანად.
- როგორც ოფისში, ტექსტის ველები განიხილება, როგორც თქვენი ძირითადი დოკუმენტის ალფანუმერული სიმბოლოები. თქვენ შეგიძლიათ მათი გადატანა სივრცის ზოლით და წაშლა წაშლის ღილაკით.
ნაბიჯი 3. დაასრულეთ შერწყმა
ორჯერ შეამოწმეთ ყველა ველი სწორი განთავსებისთვის. როდესაც მზად იქნებით, დაბეჭდეთ თქვენი ძირითადი დოკუმენტი. ფოსტის შერწყმა დაბეჭდავს ერთ ასლს იმ ფაილების თითოეული ნაკრებისთვის, რომელიც თქვენ შეუერთეთ დოკუმენტს.
Რჩევები
- ტექსტის დამუშავების პროგრამებს ხშირად აქვთ შაბლონები, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ პირველადი დოკუმენტების შესაქმნელად.
- დარწმუნდით, რომ დაყავით ველები ყველაზე კონკრეტულ პირობებში. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ თავაზიანობის სათაური (ბატონი, ქალბატონი, მის), სახელი და გვარი სახელისთვის. ეს არის სამი ველი სახელებისთვის, ამიტომ გამოიყენეთ სამი ცალკეული სვეტი ერთი ტიპის ველი თითოეულ სვეტში.
