Access არის ურთიერთობის მონაცემთა ბაზის მენეჯერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შეიტანოთ ერთი ან რამდენიმე Excel მონაცემთა ბაზა მის სისტემაში, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ შეადაროთ საერთო ველები მათ შორის ან მათ შორის. იმის გამო, რომ ერთი წვდომის ფაილი შეიძლება შეიცავდეს Excel– ის მრავალ ცხრილს, პროგრამა ასევე არის დიდი გზა ინფორმაციის დიდი მოცულობის შესაგროვებლად ან გასაანალიზებლად. თუმცა, პირველ რიგში, თქვენ უნდა შეიტანოთ Excel ცხრილები წვდომაში. ამას მხოლოდ რამდენიმე ძირითადი ნაბიჯი სჭირდება.
ნაბიჯები
ნაწილი 1 3 -დან: ემზადება Excel– ის იმპორტირებაში წვდომისათვის
ნაბიჯი 1. გახსენით ორივე პროგრამა თქვენს კომპიუტერში
თქვენ უნდა შეიძინოთ და ჩამოტვირთოთ Microsoft Office პაკეტი, რომელიც მოიცავს როგორც Excel- ს, ასევე Access- ს. ამის გაკეთება შეგიძლიათ ონლაინ რეჟიმში Microsoft საიტის საშუალებით.
- პროგრამების გადმოტვირთვის შემდეგ დააჭირეთ Windows- ში "დაწყება" და აირჩიეთ "ყველა პროგრამა".
- დააწკაპუნეთ "Microsoft Office" და შემდეგ აირჩიეთ "Access" (ან "Excel") ჩამოსაშლელი მენიუდან. თქვენ შეიძლება უკვე გქონდეთ შექმნილი Excel ცხრილი, რომელიც სხვამ გამოგიგზავნათ ან თქვენ გადმოწერეთ სხვაგან. თქვენს კომპიუტერში ოფისის არსებობა საშუალებას გაძლევთ გახსნათ იგი.
ნაბიჯი 2. გაასუფთავეთ თქვენი Excel ცხრილი, სანამ ის შემოიტანთ წვდომას
ეს გაგიადვილებთ, თუ რამდენიმე მარტივ ნაბიჯს გადადგამთ, სანამ Excel- ის ცხრილს Access- ში შეიტანთ. მთავარი ის არის, რომ თქვენი მონაცემები უნდა იყოს თანმიმდევრული იმპორტირებულ ცხრილებს შორის.
- კარგი იდეაა დავრწმუნდეთ, რომ Excel- ის ცხრილის პირველი სტრიქონი შეიცავს თქვენს სვეტის სათაურებს (ან ველის სახელებს) და რომ ისინი ძალიან ნათელია და ადვილად გასაგები. მაგალითად, სვეტისთვის, რომელიც შეიცავს ადამიანთა გვარებს, შეიძლება დაგჭირდეთ სვეტის სათაურის/ველის სახელის "გვარი". იყავით მკაფიო და ზუსტი, რადგან გაგიადვილდებათ, როდესაც თქვენ ცდილობთ სვეტის სათაურები შეუსაბამოთ ერთ Excel- ის ფურცელს მეორესთან.
- წვდომა საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ საერთო ველები ორ ან მრავალ ცხრილს შორის. ვთქვათ, თქვენ გაქვთ Excel ფურცელი, რომელიც შეიცავს სახელფასო ინფორმაციას. მასში შედის ადამიანების სახელი და გვარი, მისამართები და ხელფასები. ვთქვათ, არგუმენტის გულისთვის, რომ გსურთ შეადაროთ ეს ფურცელი Excel– ის მეორე ფურცელზე წვდომის ფარგლებში, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას კამპანიის ფინანსური წვლილის შესახებ. ეს მეორე ფურცელი შეიცავს ხალხის სახელებს, მისამართებს და შემოწირულობებს. რაც Access გაძლევთ საშუალებას არის შეადაროთ სხვადასხვა სვეტის სათაურები ერთმანეთს. თქვენ შეგიძლიათ დააკავშიროთ სახელების სათაურები, რომ ნახოთ რომელი სახელების ადამიანები არიან ორივე მონაცემთა ბაზაში, მაგალითად.
- დაასკანირეთ Excel- ის ფურცლები, რომ დარწმუნდეთ, რომ თითოეული ტიპის მონაცემები ერთნაირად არის დამუშავებული და გაასუფთავეთ იგი წვდომამდე. ეს უნდა იყოს ის, რასაც Access უწოდებს "ურთიერთობას". მაგალითად, თუ სახელფასო ჰიპოთეტური ცხრილი შეიცავს ერთ სვეტში სახელს, გვარს და შუა საწყისს, მაგრამ მეორე ცხრილში ცალკე სახელი იყო მხოლოდ სახელი და გვარი ცალკეულ სვეტებში, Access დაარეგისტრირებს ამას, როგორც შესატყვისი. უნდა იყოს შესაბამისი სვეტის სათაურები/ველები.
ნაბიჯი 3. გაყავით ინფორმაცია სვეტში Excel- ში
ამ საკითხის მოსაგვარებლად, შეიძლება დაგჭირდეთ ინფორმაციის გაყოფა Excel- ის სვეტში, ისე რომ ის შეცდომით არ დარეგისტრირდეს როგორც "არ ემთხვევა" Access- ში.
- მაგალითად, შეიძლება დაგჭირდეთ სახელის გაყოფა თავის სვეტად, შუა საწყისი თავის სვეტად და გვარი საკუთარ სვეტად. თუ ეს უკვე გაკეთებულია მეორე ცხრილში, როდესაც თქვენ აკავშირებთ, ვთქვათ, გვარს Access– ში, მან უნდა შექმნას შესატყვისი, როდესაც სახელები ერთნაირია.
- Excel- ში სვეტი რომ გაყოთ, მონიშნეთ ის სვეტი, რომელსაც აქვს ინფორმაცია, რომლის გაყოფაც გსურთ მასში. დააწკაპუნეთ "მონაცემებზე" ინსტრუმენტთა პანელში Excel პროგრამაში. დააწკაპუნეთ "ტექსტი სვეტებზე". საერთოდ, თქვენ აირჩევთ ვარიანტს "შეზღუდული". დააწკაპუნეთ შემდეგზე.
ნაბიჯი 4. გააგრძელეთ ოსტატი შერწყმული სვეტების გასანაწევრებლად
ახლა თქვენ მზად ხართ დაასრულოთ გაერთიანებული ინფორმაციის ერთ სვეტში მრავალ სვეტად დაყოფის პროცესი.
- აირჩიეთ, თუ როგორ არის სვეტში არსებული მონაცემები "შეზღუდული". ეს ნიშნავს, რომ სვეტში არსებული თითოეული ინფორმაცია გამოყოფილია რაღაცით. ყველაზე გავრცელებული არჩევანი მოიცავს სივრცეს, მძიმით ან ნახევრად მსხვილი ნაწლავით. ხშირად ინფორმაცია მხოლოდ გამოყოფილია სივრცით. როგორც შემდეგ მაგალითში: ვთქვათ, სახელი "John A. Doe" ჩნდება ერთ სვეტში. პირველი სახელი ჯონი გამოყოფილია შუა საწყისი A– სგან ინტერვალით. გვარი Doe გამოყოფილია შუა საწყისი A– სგან ინტერვალით. ასე რომ შეარჩიეთ სივრცე შეზღუდულ ოსტატში.
- დააწკაპუნეთ შემდეგზე. დააწკაპუნეთ დასრულებაზე. პროგრამამ ჯონი, ა და დო უნდა გაყოს სამ სვეტად. შემდეგ შეგიძლიათ ახალ სვეტებს მიანიჭოთ ახალი სათაურის სახელები, რომ მიუთითოთ მათში განთავსებული ინფორმაციის ტიპი (გვარი, სახელი და ა. მიზანშეწონილია შექმნათ რამდენიმე ცარიელი სვეტი მონაცემთა გაყოფის წინ, სანამ ამას გააკეთებთ, რადგან ის მონაცემებს ახალ ცარიელ სვეტებში გადაიტანს (სვეტების ნაცვლად, რომლებიც უკვე შეიცავს ინფორმაციას).
ნაწილი 3 3: Excel– ის იმპორტი წვდომაში
ნაბიჯი 1. გახსენით Access პროგრამა თქვენს კომპიუტერში
გადადით დაწყების მენიუში, აირჩიეთ Microsoft Office და დააწკაპუნეთ Microsoft Access- ზე. თქვენ უნდა გახსნათ ახალი ცარიელი წვდომის მონაცემთა ბაზა, რომ შეიტანოთ Excel ფურცელი მასში.
- აირჩიეთ "ცარიელი დესკტოპის მონაცემთა ბაზა" ახალი მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად Access პროგრამაში.
- დაარქვით მას ახალი სახელი თუ გინდათ. დააწკაპუნეთ "შექმნაზე".
ნაბიჯი 2. Excel- ის ცხრილის იმპორტი Access- ში
შემდეგი ნაბიჯი არის Excel- ის ცხრილის (ან ერთზე მეტი) გაყვანა Access მონაცემთა ბაზაში.
- დააწკაპუნეთ "გარე მონაცემებზე" ინსტრუმენტთა პანელში, როდესაც წვდებით მონაცემთა ბაზის მენეჯერს. აირჩიეთ "Excel." წვდომის ზოგიერთ ვერსიაში თქვენ იხილავთ ამ ფუნქციას ინსტრუმენტთა პანელში "ფაილზე" დაჭერით და "მიიღეთ გარე მონაცემები".
- სადაც წერია "ფაილის სახელი", დააწკაპუნეთ "დათვალიერებაზე". ეს საშუალებას მოგცემთ იპოვოთ თქვენი Excel ფურცელი თქვენს კომპიუტერში.
- დატოვეთ ყუთი მონიშნული, სადაც ნათქვამია "შეიტანეთ წყაროს მონაცემები ახალ ცხრილში მიმდინარე მონაცემთა ბაზაში". ის გადამოწმდება ნაგულისხმევად.
- როდესაც იპოვით Excel ცხრილს, რომლის შემოტანა გსურთ თქვენს კომპიუტერში, დააწკაპუნეთ მასზე. დააწკაპუნეთ "OK". ეს გადაგიყვანთ ოსტატში Excel– ში Access– ში იმპორტისთვის.
მე –3 ნაწილი 3 – დან: ოსტატის გამოყენება იმპორტის პროცესის დასასრულებლად
ნაბიჯი 1. გაიარეთ ნაბიჯები ოსტატზე, რომელიც გამოჩნდება Access– ში
თქვენი ცხრილის იმპორტის პროცესის დასასრულებლად, თქვენ უნდა დაასრულოთ ნაბიჯები ოსტატში.
- შეარჩიეთ სამუშაო ცხრილი Excel- ის ცხრილში, რომლის იმპორტიც გსურთ. ზოგჯერ, ეს მარტივია, რადგან Excel ცხრილი არის მხოლოდ ერთი ფურცელი. თუმცა, ზოგჯერ ადამიანები ქმნიან მრავალ გვერდს ერთი Excel- ის ცხრილში, რომელთა ნახვა შეგიძლიათ ცხრილის დაწკაპუნებით ცხრილის ბოლოში. თუ ეს ასეა, თქვენ უნდა უთხრათ წვდომის ოსტატს რომელ ცხრილს ირჩევთ. დააწკაპუნეთ შემდეგზე.
- მომდევნო გვერდზე არის ყუთი, რომელშიც ნათქვამია, რომ Excel- ის ფურცლის პირველ სტრიქონს აქვს სვეტის სათაურები. ეს ნიშნავს ცხრილში მოცემულ სტრიქონს, რომელიც განსაზღვრავს მონაცემებს თითოეულ სვეტში (როგორიცაა გვარი, მისამართი, ხელფასი და ა.შ.). კარგი იდეაა, თუ პირველად გაწმინდეთ თქვენი Excel ფურცელი, რომ დარწმუნდეთ, რომ პირველ სტრიქონში ნათლად არის განსაზღვრული სვეტის სათაურები. შემდეგ, უბრალოდ შეამოწმეთ დიახ, რომ პირველი სტრიქონი შეიცავს სვეტის სათაურებს. ეს არის უმარტივესი მიდგომა. დააწკაპუნეთ შემდეგზე.
- თუ თქვენი პირველი სტრიქონი არ შეიცავს სვეტის სათაურებს, მომდევნო გვერდი გეკითხებათ თუ გსურთ გადაარქვათ სახელები, რასაც Access- ში ეწოდება "ველები" (ეს არის სვეტების სათაურები). თუ თქვენ უკვე არ დაასახელეთ თითოეულ ველს რაიმე მკაფიო და ადვილად ამოსაცნობი იმპორტამდე (რეკომენდებულია), მაშინ ამის გაკეთება შეგიძლიათ აქ.
ნაბიჯი 2. დაასრულეთ იმპორტის პროცესი
იმპორტის პროცესში სულ რამდენიმე ნაბიჯია დარჩენილი. ოსტატის მომდევნო გვერდი გკითხავთ გსურთ თუ არა პირველადი გასაღების იდენტიფიცირება.
- თქვენ არ გჭირდებათ ამის გაკეთება, მაგრამ შეგიძლიათ. პირველადი გასაღები ნიშნავს, რომ კომპიუტერული პროგრამა მიანიჭებს ინფორმაციის თითოეულ რიგს უნიკალურ რიცხვს. ეს შეიძლება შემდგომში გამოსადეგი იყოს მონაცემთა დახარისხებისას. დააწკაპუნეთ შემდეგზე.
- ოსტატის ბოლო ეკრანს აქვს სივრცე, რომელიც შეიცავს ნაგულისხმევ სახელს. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ იმ იმ Excel ფურცლის სახელი, რომელსაც იმპორტირებთ (ის გახდება "ცხრილი" წვდომის გვერდზე, გვერდის მარცხენა მხარეს, როდესაც დაასრულებთ იმპორტს).
- დააჭირეთ ღილაკს "იმპორტი". დააწკაპუნეთ "დახურვა". თქვენ იხილავთ თქვენს ცხრილს ეკრანის მარცხენა მხარეს. ის ახლა იმპორტირებულია წვდომის ფარგლებში.
- თუ გსურთ დააკავშიროთ ერთზე მეტი მონაცემთა ნაკრები, გაიმეორეთ ეს პროცესი სხვა ან მრავალჯერადი Excel ცხრილით. ახლა, თქვენ მზად ხართ შეადაროთ მონაცემები ფურცლებში Access- ში.
ვიდეო - ამ სერვისის გამოყენებით, ზოგიერთი ინფორმაცია შეიძლება გაზიარდეს YouTube- თან
გაფრთხილებები
- თუ Excel ფაილი არის Office– ის სხვა ვერსიიდან, ვიდრე Access– ი, შეიძლება პრობლემები შეგექმნათ ფაილების შეუფერხებლად იმპორტირებისას.
- მისი საკმარისად ხაზგასმა შეუძლებელია: თქვენ უნდა გაასუფთაოთ თქვენი ცხრილი მისი იმპორტის დაწყებამდე. ნაწილობრივ ეს ნიშნავს მონაცემების გაანალიზებას, რაც თქვენ გაქვთ პრობლემებისთვის.
- ყოველთვის შეინახეთ თქვენი ორიგინალური ცხრილების ასლი, ასე რომ, თუ არეულობთ მათ, შეგიძლიათ გაიმეოროთ პროცესი.
- თქვენ არ შეგიძლიათ 255 -ზე მეტი ველის იმპორტი წვდომაში.
