თუ თქვენი IBM Notes ელ.ფოსტის სივრცე ამოწურულია, მაგრამ არ ხართ მზად ელ.ფოსტის წასაშლელად, განიხილეთ მათი დაარქივება. ელ.ფოსტის დაარქივება ნიშნავს თქვენი კომპიუტერის სხვადასხვა ადგილას შეტყობინებების კოპირებას. ისწავლეთ როგორ დაარქივოთ IBM Notes თქვენს ანგარიშში თავისუფალი ადგილისთვის, ელ.ფოსტის ორიგინალის შენახვისას. ის ასევე ეხმარება თქვენს კომპიუტერს და პროგრამულ უზრუნველყოფას იმუშაოს უმაღლესი შესრულებით.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. შეზღუდეთ თქვენი ფოსტის ფაილის ზომა
შეინახეთ თქვენი ფოსტის ფაილის ზომა 500 მბ -ზე ნაკლები. (ზოგიერთ ორგანიზაციას შეიძლება მოითხოვოს უფრო მკაცრი შეზღუდვა, მაგალითად 200 მბ.)
- შეამოწმეთ თქვენი მონაცემების ზომა ფაილში, მონაცემთა ბაზაში, თვისებებში. ლოტუს 8 -ში გადადით ფაილზე, პროგრამებზე, თვისებებზე.
- დააწკაპუნეთ "i" ჩანართზე. ნომერი "დისკის სივრცის" შემდეგ არის რამდენი მონაცემი გაქვთ ამჟამად IBM Notes- ზე.
ნაბიჯი 2. შეიტყვეთ თქვენი ორგანიზაციის წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრები
თუ თქვენ იყენებთ IBM შენიშვნებს სკოლისთვის ან სამუშაოსთვის, შეიძლება უკვე არსებობდეს არქივის პარამეტრები. ეს ეხმარება ორგანიზაციებს გააკონტროლონ ელექტრონული ფოსტის რაოდენობა ერთ მომხმარებელზე, ასევე კომპიუტერის ზოგადი შესრულება ორგანიზაციაში. თუ არქივის პარამეტრები უკვე დადგენილია, ესაუბრეთ თქვენი ტექნიკური სისტემის თანამშრომლებს, რომ ნახოთ შესაძლებელია თუ არა მათი შეცვლა.
ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ თქვენთვის სასურველი არქივის პარამეტრები
თქვენ შეგიძლიათ დაარქივოთ ყველა IBM Notes ელ.წერილი ან შეარჩიოთ კონკრეტული. თქვენ ასევე უნდა გადაწყვიტოთ რამდენად ხშირად გსურთ IBM Notes დაარქივდეს.
- გახსენით შესაბამისი პროგრამა (ფოსტა).
- გადადით აქციებზე, არქივზე, პარამეტრებზე.
- გადადით კრიტერიუმების ჩანართზე და დარწმუნდით, რომ მონიშნულია "ნაგულისხმევი ბოლო ცვლილებისთვის".
- დააჭირეთ "კარგი" ცვლილებების შესანახად.
- დარწმუნდით, რომ კრიტერიუმები ჩართულია.
ნაბიჯი 4. დაგეგმეთ ავტომატური არქივები
ავტომატური არქივების დაგეგმვა უზრუნველყოფს თქვენ რეგულარულად და თანმიმდევრულად დაარქივებას. ეს ასევე დაზოგავს თქვენს დროს.
- გახსენით შესაბამისი პროგრამა (ფოსტა).
- გადადით აქციებზე, არქივზე, პარამეტრებზე.
- გადადით განრიგის ჩანართზე. დარწმუნდით, რომ არჩეულია "განრიგის არქივი".
- შეარჩიეთ შესაბამისი დრო და დღე, რომლის დროსაც გსურთ თქვენი კომპიუტერის დაარქივება თქვენი ფაილებისთვის.
ნაბიჯი 5. ხელით დაარქივეთ IBM Notes
მაშინაც კი, თუ დაგეგმილია ავტომატური დაარქივება, მაინც შეგიძლია ხელით დაარქივო ნებისმიერ დროს.
- გახსენით შესაბამისი პროგრამა (ფოსტა).
- გახსენით წერილი ან საქაღალდე, რომლის დაარქივებაც გსურთ.
- გადადით აქციებზე, არქივში, არქივში ახლა.
- დააწკაპუნეთ დიახ არქივზე თქვენი წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრების მიხედვით.
ნაბიჯი 6. არქივი გადააადგილეთ მეთოდის გამოყენებით
ეს უბრალოდ სხვა გზაა IBM Notes ხელით დაარქივებისთვის.
- გახსენით შესაბამისი პროგრამა (ფოსტა).
- გახსენით წერილი ან საქაღალდე, რომლის დაარქივებაც გსურთ.
- შეარჩიეთ შესაბამისი შეტყობინება (ები).
- გადაიტანეთ შეტყობინება (ები) საჭირო ნავიგაციის სარკმელში საჭირო არქივში.
ნაბიჯი 7. დაარქივებული შეტყობინებების ნახვა
მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ დაარქივებული გაქვთ ელ.წერილი, დროდადრო შეიძლება დაგჭირდეთ მასზე წვდომა. თქვენი არქივის ფაილი მიბაძავს თქვენს IBM Notes ანგარიშში შექმნილ საქაღალდეებს. ყველაფერი ისე იქნება ორგანიზებული, როგორც თქვენ დაგეგმეთ.
- გახსენით შესაბამისი პროგრამა (ფოსტა).
- დააწკაპუნეთ არქივი თქვენს ნავიგაციის ფანჯარაში.
- შეარჩიეთ შესაბამისი არქივი (ანუ ნაგულისხმევი ბოლო ცვლილებისთვის).
Რჩევები
- შექმენით მნიშვნელოვანი ელ.ფოსტის სარეზერვო ასლები. თუ IBM Notes- ში გაქვთ მნიშვნელოვანი ელ.წერილი, დარწმუნდით, რომ დააკოპირეთ ისინი სხვა ადგილას, მაგალითად CD ან DVD. ეს მოგაწვდით დამატებით ასლს იმ შემთხვევაში, თუ რამე მოხდება სერვერზე ან თქვენს პერსონალურ კომპიუტერზე შენახულ ასლზე.
- წაშალეთ ძველი და არასაჭირო შეტყობინებები, განსაკუთრებით თუ ისინი შეიცავს დანართებს. ეს ასევე ხელს შეუწყობს თქვენი მონაცემების ზომის შემცირებას და თქვენი კომპიუტერის მუშაობას.
