არქივირება არის ინფორმაციის შენახვა ან შენახვა. ორგანიზაციები ყოველდღიურად ახდენენ ქაღალდის დოკუმენტების ციფრულ გადაყვანას დოკუმენტების სიცოცხლის ხანგრძლივობის გაზრდის მიზნით. ეს, კომპიუტერების მიერ გენერირებული მონაცემების უზარმაზარ რაოდენობასთან ერთად, ნიშნავს იმას, რომ დოკუმენტების არქივირებას მხოლოდ მნიშვნელობა ექნება. თუ თქვენ იცით დოკუმენტების დაარქივება, შეგიძლიათ გაათავისუფლოთ ადგილი ისე, რომ თქვენი კომპიუტერი უფრო ეფექტურად გაუმკლავდეს მიმდინარე დოკუმენტებს.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. დაარქივეთ დოკუმენტები zip ფაილში
განსაკუთრებით სასარგებლოა მნიშვნელოვანი, მაგრამ იშვიათად საჭირო ფაილებისთვის, zip ფაილები ამცირებენ იმ ადგილს, რომელსაც დოკუმენტები იკავებენ თქვენს მყარ დისკზე.
- უბრალოდ მონიშნეთ ფაილები, რომელთა გადატანა გსურთ zip ფორმატში.
- დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით მაუსით და აირჩიეთ "გაგზავნა".
- გსურთ ფაილების გაგზავნა "შეკუმშული (დაპრესილი) საქაღალდეში".
- შეამოწმეთ რომ ფაილები მართლაც არსებობს zip საქაღალდეზე ორჯერ დაჭერით. თუ ისინი არიან, შეგიძლიათ წაშალოთ ორიგინალური ფაილები.
ნაბიჯი 2. თქვენი დოკუმენტების მიგრაცია ცალკეულ საცავში
ციფრული არქივის პოპულარული არჩევანია გარე ფირის დისკები, გარე მყარი დისკები ან ცერა თითის დისკები.
ნაბიჯი 3. შექმენით დოკუმენტების სარეზერვო ასლები CD ან DVD– ზე, თუ გაქვთ CD ან DVD ჩამწერი
სარეზერვო ასლები არის არქივის კიდევ ერთი გზა, თუმცა თქვენ ალბათ იცით ეს მეთოდი სხვა სახელით - დისკის წვა. მაგალითად, Windows იყენებს ცოცხალ ფაილურ სისტემას და ათვისებულ ფორმატს (უკეთესია სხვა მოწყობილობებთან თავსებადობისთვის) CD– ებზე ან DVD– ზე ფაილების კოპირებისთვის.
- ჩადეთ ჩაწერილი CD ან DVD თქვენი კომპიუტერის CD ან DVD ჩამწერი ცოცხალი ფაილური სისტემისთვის.
- როდესაც დიალოგური ფანჯარა გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ "ფაილების ჩაწერა მონაცემების დისკზე".
- დაასახელეთ დისკი, შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "შემდეგი".
- დაელოდეთ ცარიელი საქაღალდის სანამ დისკი გამოჩნდება. ეს ნიშნავს, რომ დისკი არის ფორმატირებული და მზად არის ფაილების კოპირებისთვის.
- გახსენით საქაღალდე იმ დოკუმენტებით, რომელთა დაარქივებაც გსურთ და გადაიტანეთ ფაილები ცარიელი დისკის საქაღალდეში.
- მასტერის ფორმატისთვის ჩაწერეთ ჩაწერადი CD ან DVD კომპიუტერის CD ან DVD ჩამწერი.
- როდესაც დიალოგური ფანჯარა გამოჩნდება, დააწკაპუნეთ "ფაილების ჩაწერა მონაცემების დისკზე".
- დაასახელეთ დისკი და დააწკაპუნეთ "ფორმატირების პარამეტრების ჩვენება".
- აირჩიეთ "ათვისებული" და დააჭირეთ "შემდეგი".
- დაელოდეთ ცარიელი საქაღალდის სანამ დისკი გამოჩნდება. ეს ნიშნავს, რომ დისკი არის ფორმატირებული და მზად არის ფაილების კოპირებისთვის.
- გახსენით საქაღალდე დოკუმენტებით, რომელთა დაარქივებაც გსურთ და გადაიტანეთ ეს ფაილები ცარიელი დისკის საქაღალდეში.
ნაბიჯი 4. გაგზავნეთ დოკუმენტები ადგილზე შესანახად
- საარქივო ფაილების ადგილმდებარეობის გარდა, უსაფრთხო შენახვის ადგილები იცავს მონაცემებს კატასტროფებისგან, როგორიცაა ხანძარი და მყარი დისკის გაუმართაობა.
- ამდენი კომპანია, რომელიც გვთავაზობს ამ მომსახურებას, თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ კომპანიას უშუალოდ იმ სპეციფიკის შესახებ, თუ როგორ მუშაობენ ისინი და რა გარანტიები შედის დოკუმენტების არქივირების გარეშე.
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ პროგრამული უზრუნველყოფა ციფრული არქივისთვის
- დოკუმენტის გარეგნობის შენარჩუნების ერთ -ერთი ყველაზე ცნობილი მეთოდია PDF ფაილის შექმნა. შემოთავაზებულია Adobe– ს მიერ, ეს პროგრამა - - ცნობილია როგორც Adobe Acrobat - - აადვილებს დოკუმენტების PDF ფორმატში გადაყვანას სხვადასხვა პროგრამული პროგრამებიდან. ასევე არსებობს რამდენიმე უფასო პროგრამა, რომელიც შექმნის ამ ფაილებს.
- ის, რომ სპეციფიკაციები საჯაროა ნიშნავს იმას, რომ Adobe– ის პროგრამული უზრუნველყოფის მომავალ ვერსიებს შეეძლებათ წაიკითხონ დოკუმენტების ადრინდელი ვერსიები.
- გარდა ამისა, PDF მკითხველები ადვილად ხელმისაწვდომია Adobe ვებ გვერდიდან უფასოდ გადმოსაწერად.
ნაბიჯი 6. იყავით აქტუალური დოკუმენტების დაარქივების ტექნოლოგიით
ტექნოლოგიის სწრაფი განვითარებით, ის, რაც დღეს არის, ხვალ შეიძლება მოძველებული იყოს. ეს შეიძლება იყოს პრობლემა ახალი სისტემის არქივირებული ფაილების მიგრაციისას.
Რჩევები
- დაარქივებული ფაილების კატალოგი, რათა თქვენ ან სხვა ადამიანებმა დროთა განმავლობაში შეძლონ საჭირო ფაილების პოვნა. ეს შეიძლება იყოს ისეთივე მარტივი, როგორც ფაილების ან საქაღალდეების დასახელება შინაარსის სახელით და თარიღები, რომლებიც შეიცავს ფაილებს. მაგალითად, თუ თქვენ დაარქივებთ ბიზნეს ჩანაწერებს, შეგიძლიათ დაასახელოთ ერთი საქაღალდე "ბიზნეს ფაილები 1997 წლის 1 კვარტალი". უფრო დიდ სისტემებში, არქივები სავარაუდოდ იყენებენ მეტამონაცემებს კატალოგის მიზნებისათვის.
- ფაილების დაარქივების კიდევ ერთი მიზეზი ის არის, რომ ზოგჯერ არსებობს სამართლებრივი მოთხოვნები, რომლებიც საჭიროებენ ინფორმაციის შენახვას.
გაფრთხილებები
- მულტიმედიური მონაცემები ხშირად უკავშირდება კონკრეტულ აპარატურას ან პროგრამულ უზრუნველყოფას და შეიძლება არ იყოს ხელმისაწვდომი საკუთრების სისტემების გარეთ.
- ერთი საფრთხე არის ფაილების კორუფციის რისკი. დარწმუნდით, რომ იყენებთ კარგად გამოცდილ სისტემას თქვენი ინფორმაციის სარეზერვო ასლის შესაქმნელად.
- დოკუმენტების დაარქივების სისტემის არარსებობამ შეიძლება გამოიწვიოს ფაილების უნებლიე დაკარგვა, განსაკუთრებით თუ ისინი შეცდომით წაიშლება.
