თითქმის ყველა, ვინც მუშაობს, იყენებს ელექტრონულ ფოსტაზე, მაგრამ მას ადვილად შეუძლია გადაგვაკლო. ზოგიერთი ჩვენგანი იღებს ბევრად მეტ ელ.წერილს, ვიდრე ჩვენ შეგვიძლია ეფექტურად გავუმკლავდეთ. ელ.წერილზე სწრაფად და სწორად რეაგირება გვეხმარება დროის დაზოგვაში და უფრო პროფესიონალურად გამოჩენაში. Შენიშვნა:
ყველა ეს ნაბიჯი და წინადადება არ მუშაობს ელ.ფოსტის ყველა სერვისში, თუმცა ისინი ყველა მუშაობს Gmail- ში.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. გაიაზრეთ მიზეზი, რის გამოც ადამიანები იყენებენ ელ.წერილს
ელექტრონული ფოსტა არის ადამიანებს შორის კომუნიკაციისთვის; ეს არის ტექსტი და ვიზუალური ინფორმაციის გაგზავნა ერთი ადამიანიდან მეორეზე / ბევრ სხვაზე. არ არის ამისთვის:
- ინფორმაციის შენახვა; უმჯობესია შეინახოთ ინფორმაცია როგორც დოკუმენტი თქვენს კომპიუტერში ან ღრუბელში
- შეგახსენებთ რა უნდა გააკეთოთ; ამისათვის გამოიყენეთ სამუშაოების ჩამონათვალი ან კალენდარი
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ ეტიკეტები ან საქაღალდეები ელ.ფოსტის ორგანიზების შესანარჩუნებლად და თქვენი შემოსულიდან
- გამოიყენეთ "შემდგომი" ან "რეაგირების" ეტიკეტი იმ საქმეებისთვის, რაც უნდა გააკეთოთ. შემდეგ თქვენ უნდა დაამატოთ ისინი თქვენს დღიურში ან "გასაკეთებელი" სიაში.
- გამოიყენეთ "ელოდება პასუხს" როდესაც ელოდებით სხვას
- გამოიყენეთ "სასწრაფო" იმ საქმეებისთვის, რაც უნდა გაკეთდეს რაც შეიძლება მალე
ნაბიჯი 3. შეინახეთ სასარგებლო ინფორმაცია, შემდეგ დაარქივეთ ელ
- ჩამოტვირთეთ ნებისმიერი დანართი და შეინახეთ ფაილები სწორ ადგილას
- მაშინ, თუ არ აპირებთ ელ.ფოსტაზე პასუხის გაცემას, დაარქივეთ იგი
ნაბიჯი 4. დაარქივეთ ელ.წერილები, რომლითაც დაასრულეთ
არ შეგეშინდეთ არქივის; ის ძირითადად გადააქვს ელფოსტა თქვენი შემოსულებიდან "უსახელო" ყუთში (ტექნიკურად, ის შლის "შემოსულების" ეტიკეტს)
- ის არ გაქრა - სწორედ ამისთვის არის წაშლა
- ის ყოველთვის ძებნის და პოვნის საშუალებაა
ნაბიჯი 5. წაშალეთ არასწორი წერილები, შემდეგ გააუქმოთ გამოწერა მათი წყაროსგან
ეს დაიცავს თქვენს შემოსულებს ზედმეტი და არასასურველი წერილებისგან.
- წაშალეთ ელ.წერილები, რომლებიც არ უნდა მიიღოთ პირველ რიგში
- ისინი აღარ იქნებიან ძებნილნი ან ვეღარ იპოვიან მას შემდეგ, რაც ცოტა ხნით ‘ურნაში’ აღმოჩნდებიან
- თუ არ გსურთ ამ სახის ელ.ფოსტის ხელახლა მიღება, დარწმუნდით, რომ გააუქმეთ გამოწერა ელ.ფოსტის ბოლოში მოძებნეთ „გამოწერის გაუქმების“ინფორმაცია
- თუ თქვენ არ შეგიძლიათ გააუქმოთ გამოწერა, მიანიჭეთ ელფოსტა სპამად
ნაბიჯი 6. გამოიყენეთ ვარსკვლავები სპეციალური და ძალიან მნიშვნელოვანი ან გადაუდებელი წერილებისთვის
გამოიყენეთ ზომიერად ვარსკვლავები, რადგან ძალიან ბევრი ვარსკვლავით მონიშნული ელ.წერილი იქნება ისეთივე უსარგებლო, როგორც ვარსკვლავით მონიშნული ელ.
Რჩევები
- ყოველთვის გახსოვდეთ ელ.ფოსტის მიზანი და შეეცადეთ არ გამოიყენოთ იგი არაფერში.
- გამოიყენეთ ელ.ფოსტა, როგორც თქვენი "პროდუქტიულობის სამუშაო ნაკადის" ნაწილი, გასაკეთებელი სამუშაოების ჩამონათვალთან, კალენდართან ან დღიურთან და ნებისმიერ სხვა ინსტრუმენტთან, რომელიც თქვენთვის სასარგებლოა.
