თქვენ შეიძლება ფიქრობთ, რომ მხოლოდ სკოლის მასწავლებლებმა უნდა იზრუნონ დასწრებაზე, მაგრამ ეს ასევე მნიშვნელოვანი ბიზნეს პრაქტიკაა. მცირე და დიდი ბიზნესისთვის, დასწრების ზუსტმა მონაცემებმა შეიძლება ბევრი რამ გამოავლინოს ეფექტურობის, მომგებიანობისა და თანამშრომლების კმაყოფილების შესახებ. თანამედროვე ტექნოლოგიების წყალობით, თანამშრომელთა დასწრების აღრიცხვისა და მონაცემების ეფექტურად გამოყენების მრავალი გზა არსებობს.
ნაბიჯები
3 მეთოდი 1: დასწრების მონაცემების შეგროვება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ მარტივი ცხრილი მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მცირე ბიზნესს მართავთ
თუ გყავთ 5 ან ნაკლები თანამშრომელი, და შესაძლოა 10 ან ნაკლებიც, დასწრების ჩაწერის ძალიან მარტივი მეთოდის გამოყენება შეიძლება გამოგადგეთ. თქვენ შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ Microsoft Office- ში ან Google Docs ცხრილში დასწრებას და საათებს, ან თუნდაც დაეყრდნოთ ქაღალდის ცხრილებს. აირჩიე თვალთვალის უფრო მოწინავე ვარიანტები, თუმცა, თუ 5-10-ზე მეტი თანამშრომელი გყავს.
- არ აქვს მნიშვნელობა თქვენი ბიზნესის ზომას, ყოველთვის გამოიყენეთ მკაფიო სისტემა დასწრებისა და საათების ჩასაწერად. ნუ ენდობით თქვენს მეხსიერებას ან თანამშრომლის სიტყვებს, როდესაც ცდილობთ თვალყური ადევნოთ ნივთებს!
- თუ გირჩევნიათ ქაღალდზე დაფუძნებული ცხრილი, შეამოწმეთ ინტერნეტში დასაბეჭდი შაბლონი, რომელიც თქვენს მოთხოვნებს შეესაბამება.
ნაბიჯი 2. შექმენით Office ან Docs შაბლონი თქვენი ცხრილის გასაუმჯობესებლად
Microsoft Office და Google Docs გთავაზობთ დამატებით შაბლონებს, რომლებიც შექმნილია თანამშრომლების დასწრებისა და საათების ჩაწერისთვის. ზოგად ცხრილთან შედარებით, ამ ვარიანტმა შეიძლება გაუადვილოს თქვენს თანამშრომლებს თავიანთი სამუშაო საათების შეყვანა, ხოლო თქვენ მონაცემების თვალყურის დევნება და გაანალიზება.
მიუხედავად იმისა, რომ უფრო ეფექტურია ვიდრე ძირითადი ქაღალდი ან ელექტრონული ცხრილი, ეს ვარიანტი მაინც საუკეთესოდ დარჩა მცირე ბიზნესისთვის-ალბათ 20-მდე თანამშრომლის მქონე
ნაბიჯი 3. ხელშეკრულების გაფორმება თქვენი ჩანაწერების შენახვის შემთხვევაში, თუ ეს დროთა და ხარჯების ეფექტურია
მრავალი ბიზნესისთვის, როგორც მცირე, ასევე მსხვილი, დასწრების ჩაწერის საუკეთესო საშუალებაა სხვისი გადახდა ამის გასაკეთებლად! უმეტეს შემთხვევაში, თქვენი თანამშრომლები თავიანთ დასწრებას და საათებს შეიტანენ ვებ პორტალში ან აპლიკაციაში, ხოლო კონტრაქტორი უმასპინძლებს მონაცემებს და მოგაწვდით რეგულარულ ანგარიშებს ამის საფუძველზე.
ზოგიერთი კომპანია ადგენს ფიქსირებულ განაკვეთს დასაქმებულთა დონის მიხედვით-მაგალითად, თვეში 20 აშშ დოლარი 10-მდე თანამშრომელზე, ზოგი კი ერთ თანამშრომელზე. შეადარეთ ხარჯები, მახასიათებლები და მომსახურება მესამე მხარის კომპანიის არჩევისას, რათა თვალყური ადევნოთ თქვენი თანამშრომლების დასწრებას და საათებს
ნაბიჯი 4. მართეთ ჩანაწერები სახლში მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გაქვთ IT შესაძლებლობები
როგორც საშუალო ან მსხვილ კომპანიას, თქვენ შეიძლება არ გქონდეთ კომფორტი თქვენი ჩანაწერების წარმოებაში, შესაძლოა ფინანსური ან უსაფრთხოების მიზეზების გამო. 100, 1, 000, ან თუნდაც 10, 000 თანამშრომლის დასწრებასა და საათებზე დაკვირვებას სჭირდება ძლიერი IT განყოფილება, რომელსაც შეუძლია შეიმუშაოს და შეინარჩუნოს საჭირო მონაცემთა შეგროვება, შენახვა და ანალიზი ინფრასტრუქტურა. თქვენმა IT და HR განყოფილებებმა ასევე უნდა შეძლონ კარგად მუშაობა!
ყურადღებით შეაფასეთ ხარჯები და სარგებელი ჩანაწერების შენახვასთან შედარებით, მესამე მხარის დადებასთან დაკავშირებით
მეთოდი 2 დან 3: თვალყურის დევნება დასწრება ტექნიკით
ნაბიჯი 1. სთხოვეთ თანამშრომლებს, „შემოიტანონ“და „გამოიყვანონ“პირადობის მოწმობით
ეს არის ძირითადად თანამედროვე ვერსია იმის შესახებ, რომ თანამშრომლები "შემოდიან" და "გარეთ" ქაღალდის ბუდეთი. აქ უპირატესობა ის არის, რომ მონაცემები უშუალოდ იგზავნება თქვენს შიდა ან მესამე მხარის ჩანაწერების აღრიცხვის ინფრასტრუქტურაში შესანახად და გასაანალიზებლად.
ბარათის სადგურები საუკეთესოდ მუშაობს იმ თანამშრომლებთან, რომლებიც ერთ ადგილს იკავებენ და რეგულარულად მუშაობენ ჩვეულებრივი სამუშაო დღის განმავლობაში-მაგალითად, ოფისის თანამშრომლები, მასწავლებლები ან ქარხნის თანამშრომლები
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ ბიომეტრია ან ვიდეო, რათა შეზღუდოთ „მეგობრების დარტყმა“პირადობის მოწმობის სკანერებზე
მიუხედავად იმისა, რომ დაგვიანებული ან გაცდენილი თანამშრომლისთვის სახელწოდებით "მეგობრის დარტყმა" უფრო ადვილი იყო პანჩის ბარათებით, მაინც შესაძლებელია თანამშრომლის პირადობის მოწმობა მათთვის და იგივე მიზნის მისაღწევად. თუ გაწუხებთ, რომ ეს არის პრობლემა თქვენს მუშახელს შორის, განიხილეთ ინვესტიცია ზომების მსგავს ვიდეოკამერებში ან ბიომეტრიულ სკანერებში-თქვენი ბარათის სადგურების უსაფრთხოების და სიზუსტის გასაუმჯობესებლად.
- ბიომეტრიული სკანერები, რომლებიც, როგორც წესი, მოითხოვს თითის ანაბეჭდის ნებართვას, შეიძლება გამოყენებულ იქნას პირადობის მოწმობის სკანერებთან ერთად.
- ბარათის სადგურებზე უსაფრთხოების კამერების დაყენება დაგეხმარებათ ეჭვმიტანილი "მეგობარი დამრტყმელების" იდენტიფიცირებაში.
ნაბიჯი 3. თვალყური ადევნეთ ოფისის თანამშრომლების საათებს ტელეფონზე დაფუძნებული აპლიკაციით
დარტყმის ბარათები არ მუშაობს კარგად იმ თანამშრომლებისთვის, რომლებიც მუშაობენ სახლიდან ან მრავალი ადგილიდან. სამაგიეროდ, მიეცით მათ საშუალება „გაუშვან“და „გამოიტანონ“აპლიკაციით, რომელიც დაინსტალირებულია მათ სამსახურებრივ ან პირად ტელეფონზე. ხშირ შემთხვევაში, მათ უბრალოდ უნდა დააჭირონ ღილაკს, რომ დაიწყონ და შეაჩერონ გაშვებული საათი, რომელიც თვალყურს ადევნებს მათ დასწრებას და საათებს.
თუ თქვენი ბიზნესი უკვე აწვდის მესამე მხარის რესურსების შენახვას, ამ ტიპის აპლიკაცია შეიძლება შევიდეს პაკეტის ნაწილად. ამ შემთხვევაში, თქვენი თანამშრომლების მიერ დასწრების მონაცემები უნდა ჩაერთოს უპრობლემოდ თქვენს საერთო ჩანაწერებში
ნაბიჯი 4. განიხილეთ GPS მდებარეობა და დროის თვალყურის დევნება თანამშრომლებისთვის, რომლებიც ფართოდ მოგზაურობენ
ამ ტიპის თვალთვალის სისტემა კარგად მუშაობს, თუ გყავთ თანამშრომლები, რომლებიც სამუშაო დღის განმავლობაში მოგზაურობენ კონკრეტულ ადგილას. მათი სამუშაო ტელეფონების GPS თვალყურს ადევნებს, როდესაც ისინი იმყოფებოდნენ განსაზღვრულ სამუშაო ზონებში, რაც, თავის მხრივ, შეიძლება გამოყენებულ იქნას მათი საერთო სამუშაო საათების დასადგენად.
GPS თვალთვალის არჩევითი ფუნქცია ზოგიერთი "timecard" apps. ეს ფუნქცია ნამდვილად საუკეთესოდ ინახება სამუშაოდ გაცემულ ტელეფონებთან გამოსაყენებლად, ვინაიდან პერსონალურ ტელეფონზე თანამშრომლების თვალყურის დევნება შეიძლება მეტისმეტად "დიდი ძმის" მსგავსი იყოს
მეთოდი 3 3: დასწრების მონაცემებთან გამკლავება
ნაბიჯი 1. დაახურეთ რიცხვები, რომ ნახოთ როგორ აისახება დასწრების საკითხები თქვენს ბიზნესზე
თანამშრომელთა დასწრების ზუსტი ჩანაწერების შენახვა საშუალებას გაძლევთ გამოთვალოთ რამდენად დადებითი და უარყოფითი დასწრების ნიმუშები იმოქმედებს თქვენს საბოლოო შედეგზე. თავის მხრივ, თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს მონაცემები თქვენი სამუშაო ადგილისა და HR სტრატეგიების უფრო დიდი ეფექტურობის შესაცვლელად.
მაგალითად, ზოგიერთმა სწრაფმა გამოთვლამ შეიძლება მოგაწოდოთ „ინციდენტის მაჩვენებელი“-გაცდენების რაოდენობა 100 თანამშრომელზე გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. მსგავსი მონაცემების რაოდენობა, როგორიცაა "უმოქმედობის მაჩვენებელი" და "სიმძიმის მაჩვენებელი", ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას დასწრებისა და არყოფნის ეკონომიკური ზემოქმედების დასადგენად
ნაბიჯი 2. აღიარეთ თანამშრომლები, რომლებიც მიჰყვებიან სათანადო დასწრების პროცედურებს
ცოტა პოზიტიურ განმტკიცებას შეუძლია შორს წავიდეს! გამოიყენეთ თქვენი შეგროვებული მონაცემები ვინაობის თანამშრომლებისთვის ვარსკვლავური დასწრების ჩანაწერებით. მიეცით მათ საჯარო აღიარება, დიდება და შესაძლოა ჯილდოებიც კი-რამდენიმე სასაჩუქრე ბარათი ან მცირე ბონუსი შეიძლება სხვების წახალისებისკენ მიჰყვეს მას.
გაითვალისწინეთ, რომ "კარგი დასწრება" სულაც არ ნიშნავს იმას, რომ თანამშრომელს არასოდეს აცდენს სამუშაო. ეს ასევე ნიშნავს, რომ იყოთ კეთილსინდისიერი შვებულების დროს-მაგალითად, სათანადო შეტყობინების გაგზავნით შვებულების დაწყებამდე ან დარჩით სახლში, სანამ ისინი გამოჯანმრთელდებიან ავადმყოფობისგან
ნაბიჯი 3. შეხვდით თანამშრომელს, რომელსაც აქვს დასწრების საკითხები მოქმედების დაწყებამდე
როდესაც თქვენი მონაცემები განსაზღვრავს თანამშრომელს დასწრების პრობლემით, ნუ გადახვალთ პირდაპირ დისციპლინაზე ან შეწყვეტაზე. ამის ნაცვლად, შეხვდით მათ (და HR წარმომადგენელს ან მსგავს შესაბამის მხარეს) საკითხის განსახილველად. დაწერეთ სამოქმედო გეგმა წერილობით, რომელიც აძლევს თანამშრომელს მკაფიო მითითებებს და კრიტერიუმებს დასწრების მოლოდინების დასაკმაყოფილებლად.
თქვენ შეიძლება გქონდეთ საქმე, მაგალითად, ერთგულ თანამშრომელთან, რომელიც სახლში რთულ საკითხებს ებრძვის. ამ შემთხვევაში, თქვენ შეიძლება შეძლოთ გარკვეული სამუშაოების დაგეგმვის ან დატვირთვის კორექტირება, ნაცვლად იმისა, რომ დაუღალავად გაანთავისუფლოთ ძვირფასი მუშაკი
ნაბიჯი 4. მუშაკთა დისციპლინის ან სამსახურიდან გათავისუფლებისას მიჰყევით წითელ ლენტს
ყოველთვის დაიცავით მკაფიო, თანმიმდევრული პროცედურა დამსწრე პრობლემების მქონე თანამშრომლის დისციპლინის მიღებისას და განსაკუთრებით მათ გათავისუფლებამდე. იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ უნდა მოგაწოდოთ კონსულტაცია იურიდიულმა კონსულტანტმა, რომელიც ორიენტირებული იქნება დასაქმების კანონმდებლობაზე. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ის, რაც მოწყვეტილ გასროლას ჰგავს, შეიძლება გამოიწვიოს ძვირადღირებული სასამართლო პროცესი.
