თუ თქვენ უნდა დატოვოთ ოფისი ცოტა ხნით, ან აპირებთ შვებულებაში წასვლას, შეიძლება გირჩევთ აცნობოთ ხალხს, ვინც ელ.წერილს გამოგიგზავნით, რომ თქვენ შორს ხართ. თუ თქვენ გაქვთ Exchange ანგარიში, Outlook– ს გააჩნია ჩამონტაჟებული ფუნქციონირება. თუ თქვენ არ გაქვთ Exchange ანგარიში, თქვენ მაინც შეგიძლიათ ავტომატურად უპასუხოთ წერილებს რამდენიმე წესის შექმნით. მიჰყევით ამ სახელმძღვანელოს თქვენი ავტომატური პასუხების დასადგენად, გაქვთ თუ არა Exchange ანგარიში.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 დან 4: Outlook 2010/2013
ნაბიჯი 1. ჩართეთ ავტომატური პასუხები
აირჩიეთ Exchange საქაღალდე. შეარჩიეთ საქაღალდე თქვენი შეტყობინებების მაღაზიიდან. თქვენ უნდა გქონდეთ შერჩეული Exchange საქაღალდე, რომ ნახოთ ავტომატური პასუხების ვარიანტი. გახსენით ავტომატური პასუხები (ოფისის გარეთ) მენიუ. ამის ნახვა შეგიძლიათ ფაილის ჩანართზე დაჭერით და შემდეგ ინფორმაციის ჩანართის არჩევით.
ნაბიჯი 2. დააკონფიგურირეთ თქვენი პასუხები
ავტომატური პასუხების მენიუში მონიშნეთ ყუთი წარწერით „ავტომატური პასუხების გაგზავნა“. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ასისტენტის აქტიური დრო ყუთის შემოწმებით და დროის და თარიღის დიაპაზონის დაყენებით.
ნაბიჯი 3. დაწერეთ თქვენი პასუხები
თქვენი გაცვლითი სერვერისგან გაგზავნილი წერილებისთვის გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის შიგნით". სხვისგან მიღებულ წერილებზე პასუხის მისაღებად გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის გარეთ". მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით თქვენი პასუხებით, დააწკაპუნეთ OK.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ ავტომატური პასუხები
თუ თქვენ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს თქვენი ავტომატური პასუხებისთვის, ასისტენტი ავტომატურად დასრულდება, როდესაც თარიღის დიაპაზონი დასრულდება. თუ თქვენ არ გაქვთ მითითებული დიაპაზონი, ის გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „არ გააგზავნოთ ავტომატური პასუხები“.
მეთოდი 2 დან 4: Outlook 2007
ნაბიჯი 1. ჩართეთ ოფისის ასისტენტი
დააწკაპუნეთ ინსტრუმენტების ჩანართზე. ინსტრუმენტების მენიუში აირჩიეთ ოფისის გარეთ ასისტენტი. მონიშნეთ ყუთი წარწერით „გაგზავნეთ ოფისში ავტომატური პასუხები“. თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ასისტენტის აქტიური დრო ყუთის შემოწმებით და დროის და თარიღის დიაპაზონის დაყენებით.
ნაბიჯი 2. დაწერეთ თქვენი პასუხები
თქვენი გაცვლითი სერვერისგან გაგზავნილი წერილებისთვის გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის შიგნით". სხვისგან მიღებულ წერილებზე პასუხის მისაღებად გამოიყენეთ ჩანართი "ჩემი ორგანიზაციის გარეთ". მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით თქვენი პასუხებით, დააწკაპუნეთ OK.
ნაბიჯი 3. გამორთეთ ოფისის ასისტენტი
თუ თქვენ დააყენებთ თარიღის დიაპაზონს თქვენი ავტომატური პასუხებისთვის, ასისტენტი ავტომატურად დასრულდება, როდესაც თარიღის დიაპაზონი დასრულდება. თუ თქვენ არ გაქვთ მითითებული დიაპაზონი, ის გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „ოფისის გარეთ ავტომატური პასუხების გაგზავნას“.
მეთოდი 3 დან 4: Outlook 2003
ნაბიჯი 1. ჩართეთ ოფისის ასისტენტი
ინსტრუმენტების მენიუში აირჩიეთ ოფისის გარეთ ასისტენტი. შეამოწმეთ ყუთი წარწერით "მე ახლა ოფისის გარეთ ვარ".
ნაბიჯი 2. დაწერეთ თქვენი პასუხები
ყუთში წარწერით „ავტომატური პასუხი თითოეულ გამგზავნს მხოლოდ შემდეგი ტექსტით:“შეიყვანეთ პასუხი, რომელზეც გსურთ პასუხის გაცემა.
ნაბიჯი 3. დაამატეთ წესები
თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ წესები თქვენს ასისტენტს, როგორიცაა შეტყობინებების გადაგზავნა სხვა მიმღებზე. დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დაამატე წესი…“მორგებული წესის კონფიგურაციისთვის. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ წესი, რომელიც გადასცემს წერილებს კონკრეტული კლიენტიდან თქვენს პარტნიორთან ისე, რომ მნიშვნელოვანი წერილები არ გამოტოვოთ შორს ყოფნისას.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ ოფისის ასისტენტი
ოფისის გარეთ ასისტენტი გაგრძელდება მანამ, სანამ არ გახსნით ავტომატური პასუხების მენიუს და არ აირჩევთ „ოფისის გარეთ ავტომატური პასუხების გაგზავნას“.
მეთოდი 4 დან 4: გაგზავნეთ ავტომატური პასუხი გაცვლითი ანგარიშის გარეშე
ნაბიჯი 1. შექმენით თქვენი შაბლონი
Exchange ანგარიშის გარეშე, ავტომატური პასუხის პარამეტრები მიუწვდომელია. ჯერ კიდევ შესაძლებელია ავტომატური პასუხის შექმნა შაბლონისა და რამდენიმე წესის გამოყენებით. დაიწყეთ ახალი ელ.ფოსტის შექმნით. ეს იქნება თქვენი ავტომატური პასუხის შაბლონი.
- შეარჩიეთ საგანი, რომელიც ლაკონურად განმარტავს სიტუაციას. მაგალითად "ოფისიდან სანამ". თქვენ ასევე შეგიძლიათ ჩაწეროთ სიტყვები „ავტომატური პასუხი“სათაურში, რათა მიმღებმა დაუყოვნებლივ აცნობოს, რომ პასუხი ავტომატიზირებულია.
- დაწერე მოკლე შეტყობინება. ელ.ფოსტის მთავარ ნაწილში ჩაწერეთ ზოგადი შეტყობინება, რომელიც შეიძლება ეხებოდეს ყველას, ვინც მიიღებს მას. აცნობეთ მიმღებს, როგორ დაუკავშირდეს თქვენ ან ვის სხვას დაუკავშირდეს.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ თქვენი შაბლონი
მას შემდეგ რაც კმაყოფილი დარჩებით შეტყობინებით, დააწკაპუნეთ შენახვა როგორც … ჩამოსაშლელ მენიუში "შენახვა როგორც ტიპი" აირჩიეთ Outlook თარგი. ეს შეინახავს ფაილს, როგორც შაბლონი, რომელიც იტვირთება Outlook– ში.
ნაბიჯი 3. წესების შექმნა
იმისათვის, რომ ავტომატური პასუხი სწორად იმუშაოს, თქვენ უნდა განსაზღვროთ გარკვეული წესები პროცესის ავტომატიზაციისთვის. Office 2003/2007, დააწკაპუნეთ ინსტრუმენტების მენიუს და აირჩიეთ წესები და გაფრთხილებები. ოფისში 2010/2013, დააწკაპუნეთ ფაილის ჩანართზე, აირჩიეთ ინფორმაცია და შემდეგ დააჭირეთ წესებს და გაფრთხილებებს. ეს გახსნის ელ.ფოსტის წესების მენიუს.
- დააჭირეთ ღილაკს ახალი წესი. თქვენ მოგეთხოვებათ აირჩიოთ შაბლონი. "ცარიელი წესიდან დაწყება" განყოფილებიდან აირჩიეთ "შეამოწმეთ შეტყობინებები, როდესაც ისინი ჩამოდიან". დააწკაპუნეთ შემდეგი.
- განსაზღვრეთ რომელ შეტყობინებებს ექნებათ პასუხი. თუ გსურთ უპასუხოთ ყველა შეტყობინებას, რომელსაც მიიღებთ თქვენს შემოსულებში, მონიშნეთ ყუთი "სადაც ჩემი სახელი არის To ყუთში". თქვენ შეგიძლიათ შეამციროთ იგი კონკრეტული გაგზავნის, ან ელ.წერილის მითითებით სათაურში ან სხეულში. დააწკაპუნეთ შემდეგი თქვენი არჩევანის გაკეთების შემდეგ
- ჩატვირთეთ თქვენი შაბლონი. მომდევნო ფანჯარაში შეარჩიეთ ყუთი "პასუხი კონკრეტული შაბლონის გამოყენებით", რომ გადმოწეროთ ადრე შექმნილი შეტყობინება. დააწკაპუნეთ ბმულზე ყუთის აღწერაში „კონკრეტული შაბლონი“. ეს გახსნის დიალოგს, სადაც გეკითხებით, სად უნდა მოძებნოთ შაბლონები. აირჩიეთ "მომხმარებლის შაბლონები ფაილურ სისტემაში". გახსენით შეტყობინება, რომელიც ადრე შექმენით.
- დაადგინეთ თქვენი გამონაკლისები. შაბლონის დატვირთვის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვროთ შემთხვევები, როდესაც არ გსურთ პასუხის გაგზავნა, როგორიცაა კონკრეტული მიმღები, ან კონკრეტული ტიპის შეტყობინებები. დააწკაპუნეთ შემდეგი თქვენი არჩევანის გაკეთების შემდეგ.
- დაასახელეთ თქვენი წესი. სანამ დასრულდება, თქვენ უნდა მიუთითოთ სახელი თქვენი წესისთვის. გამოიყენეთ ის, რაც ადვილად დასამახსოვრებელია, ასე რომ მომავალში შეგიძლიათ სწრაფად გამორთოთ წესი. შეამოწმეთ ყუთი "ჩართეთ ეს წესი" წესის გასააქტიურებლად, შემდეგ დააჭირეთ დასრულებას.
ნაბიჯი 4. გამორთეთ წესი
როდესაც ოფისში დაბრუნდებით, შეგიძლიათ გამორთოთ წესი წესების და გაფრთხილებების მენიუს კვლავ გახსნით. შეარჩიეთ ოფისის გარეთ არსებული წესი, რომელიც თქვენ შექმენით თქვენი აქტიური წესების სიიდან და შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს წაშლა.
ვიდეო - ამ სერვისის გამოყენებით, ზოგიერთი ინფორმაცია შეიძლება გაზიარდეს YouTube- თან
Რჩევები
- ორგანიზაცია ჩვეულებრივ განისაზღვრება როგორც თქვენი კომპანია და მოიცავს ადამიანებს, რომლებსაც აქვთ Exchange Server ანგარიში თქვენს ელ.ფოსტის სისტემაში.
- ინსტრუმენტების მენიუ გამოჩნდება Outlook– ის მთავარ ფანჯარაში. მთავარი ფანჯარა არის იგივე ფანჯარა, რომელიც გამოჩნდება Outlook– ის გაშვებისას და მოიცავს მენიუს ფაილი, რედაქტირება, ნახვა, გადატანა, ინსტრუმენტები, მოქმედებები და დახმარება. Windows– ში არ არის Tools მენიუ, სადაც თქვენ ქმნით ან ათვალიერებთ ერთეულებს, როგორიცაა ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებები, კონტაქტები ან ამოცანები.
- როდესაც ჩემი ორგანიზაციის გარეთ მყოფი ადამიანების ავტომატური პასუხის არჩევა მონიშნულია, ჩემი ორგანიზაციის გარეთ ჩანართი გამოჩნდება (ჩართულია) ჩანართის სახელის გვერდით.
- კონტაქტი უნდა არსებობდეს თქვენს Exchange Server კონტაქტების საქაღალდეში. თუ კონტაქტი არსებობს მხოლოდ საქაღალდეში, რომელიც არის პირადი საქაღალდეების ფაილის ნაწილი (.pst), ავტომატური პასუხის შეტყობინება არ გაიგზავნება.
