თავისი ბუნებით, ელ.ფოსტა არ არის ისეთი ფორმალური, როგორიც წერილების წერაა. თუმცა, თქვენ ჯერ კიდევ გექნებათ დრო, როდესაც თქვენ უნდა იყოთ უფრო ოფიციალური ელ.ფოსტის წერისას. დაფიქრდით ვინ არის მიმღები და შემდეგ შეარჩიეთ სიტუაციის შესაბამისი მისალმება. მას შემდეგ რაც გაარკვიეთ, შეგიძლიათ გადახვიდეთ მისალმების ფორმატირებაზე და დაწეროთ წინადადებები.
ნაბიჯები
ნაწილი 1 3 -დან: მიმღების გათვალისწინებით
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ რამდენად ფორმალური უნდა იყოთ
მაშინაც კი, თუ თქვენ წერთ "ოფიციალურ" ელ.წერილს, რამდენად ფორმალურია ეს წერილი დამოკიდებულია იმ პირზე, ვინც მას იღებს. მაგალითად, თქვენ არ გამოიყენებთ ფორმალურობის იმავე დონეს პროფესორის წერისას, როგორც ამას სამსახურში განაცხადისას.
როდესაც პირველად დაუკავშირდით ვინმეს, უმჯობესია იყოთ უფრო ფორმალური ვიდრე გჭირდებათ, უბრალოდ იყოთ უსაფრთხო მხარეს
ნაბიჯი 2. იპოვეთ პირის სახელი
ჩაატარეთ კვლევები პირის სახელის გასარკვევად, თუ ეს უკვე არ იცით. პიროვნების სახელის ცოდნა მისალმებას უფრო პერსონალურს ხდის, მაშინაც კი, როდესაც თქვენ იყენებთ ოფიციალურ ტექნიკას თქვენი ელექტრონული ფოსტისთვის.
ნაბიჯი 3. მიჰყევით პირის მაგალითს
თუ ადამიანმა უკვე გამოგიგზავნათ ელ.წერილი, კარგია მისი მისალმების სტილის კოპირება. მაგალითად, თუ ისინი იყენებენ "Hi" - ს და თქვენს სახელს, მისაღებია პასუხის გაცემა იმავე სტილში, "Hi" - ს და პიროვნების სახელის გამოყენებით ელ.ფოსტის მისამართით.
3 ნაწილი 2: მისალმების არჩევა
ნაბიჯი 1. დაუბრუნდით "ძვირფასო
"" ძვირფასო "(რასაც მოჰყვება პირის სახელი) არის ძველი ლოდინი მიზეზის გამო. ის ფორმალურია ჩახშობის გარეშე და რადგან ის ხშირად გამოიყენება, ხშირად უხილავი ხდება მისალმებისას, რაც კარგია. მინდა თქვენი მისალმება გამოჩნდეს, რადგან ის შეუსაბამოა.
ნაბიჯი 2. სცადეთ "გამარჯობა", როდესაც არ იცით პიროვნების სახელი
მისალმებები არის შედარებით ოფიციალური მისალმება, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ბიზნეს ელ.ფოსტაში, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ არ იცით პირის სახელი. თუმცა, ყოველთვის უკეთესია, თუ ეს შესაძლებელია, გაარკვიოთ პირის სახელი.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ "ვის შეიძლება ეს ეხებოდეს", თუ ელფოსტა განსაკუთრებით ფორმალურია და არ იცით პირის სახელი. თუმცა, ეს მისალმება შეიძლება ზოგისთვის დამთრგუნველი იყოს
ნაბიჯი 3. განვიხილოთ "გამარჯობა" ან "გამარჯობა" ოდნავ ნაკლებად ფორმალურ წერილებში
წერილები, როგორც წესი, ნაკლებად ფორმალურია ვიდრე ასოები, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ თავი დააღწიოთ რაღაც „ჰაი“-ს, გარკვეულწილად ოფიციალურ წერილში. მაგალითად, თუ თქვენ უგზავნით ელ.წერილს თქვენს პროფესორს, განსაკუთრებით იმ მასწავლებელს, რომელთანაც რეალურად ურთიერთობთ, "გამარჯობა" ან "გამარჯობა" კარგად უნდა იმუშაოს.
ნაბიჯი 4. გამოტოვეთ "ჰეი
"მიუხედავად იმისა, რომ" გამარჯობა "შეიძლება მისაღები იყოს ნახევრად ფორმალურ წერილში," ჰეი "ალბათ არა. ეს არის ძალიან არაფორმალური მისალმება, თუნდაც მეტყველებაში, ასე რომ თქვენ უნდა აიცილოთ თავიდან ნებისმიერი სახის ოფიციალურ ელ.წერილში. მაშინაც კი, თუ თქვენ იცნობთ თქვენს უფროსს საკმაოდ კარგად, მაგალითად, ალბათ უმჯობესია გამოტოვოთ "ჰეი" მათთან გაგზავნისას.
ნაბიჯი 5. საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ სათაური სახელის ნაცვლად
ზოგჯერ, როდესაც თქვენ წერილობით პირი, თქვენ იცით მხოლოდ მათი სათაური შიგნით კომპანია ან ორგანიზაცია. ამ შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ მიუთითოთ პირის სახელი სახელის ნაცვლად, როგორიცაა "ძვირფასო დასაქმების მენეჯერი", "ძვირფასო დასაქმების კომიტეტი" ან "ძვირფასო პროფესორი".
ნაბიჯი 6. დაამატეთ პირის საპატიო, რომ გახადოთ ის უფრო ფორმალური
როდესაც შესაძლებელია, დაამატეთ "ბატონი", "ქალბატონი", "დოქტორი" ან "პროფესორი" პირის სახელის წინ, რათა ის უფრო ფორმალური გახდეს. ასევე, გამოიყენეთ პირის გვარი ან სრული სახელი უფრო ფორმალური და არა მხოლოდ პიროვნების სახელი.
3 ნაწილი 3: ელ.ფოსტის ფორმატირება და დაწყება
ნაბიჯი 1. განათავსეთ მისალმება პირველ სტრიქონზე
ზედა ხაზი უნდა იყოს თქვენს მიერ არჩეული მისალმება, რასაც მოჰყვება პირის სახელი. გამოიყენეთ სათაური იმ პირისათვის, როდესაც შესაძლებელია, როგორიცაა ბატონი, ქალბატონი, ან დოქტორი, რასაც მოჰყვება მათი სახელი და გვარი.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ მძიმე
საერთოდ, მისალმების შემდეგ გამოიყენებთ მძიმით. ოფიციალურ წერილებში შეგიძლიათ გამოიყენოთ მსხვილი ნაწლავი, მაგრამ ეს ჩვეულებრივ ძალიან ოფიციალურია ელ.ფოსტისთვის, თუნდაც ოფიციალური. უმეტეს შემთხვევაში მძიმით საკმარისი იქნება, თუმცა თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მსხვილი ნაწლავი, თუ წერილში წერილობით წერილს წერთ.
ნაბიჯი 3. გადადით შემდეგ ხაზზე
მისალმება მიდის თავის ხაზზე, ასე რომ, მას შემდეგ რაც დაწერეთ, დააწკაპუნეთ დაბრუნების ღილაკზე მომდევნო სტრიქონზე გადასასვლელად. თუ აბზაცების შესაქმნელად იყენებთ ხაზების წყვეტებს ნაცვლად შეყვანისა, თქვენ უნდა დატოვოთ ცარიელი ხაზი მისალმებასა და პირველ აბზაცს შორის.
ნაბიჯი 4. საჭიროების შემთხვევაში გააცანით თავი წინადადებაში
თუ პირველად წერთ ვინმეს, უნდა წარმოადგინოთ შესავალი, თუნდაც იცოდეთ ადამიანი რეალურ ცხოვრებაში. მიანიჭეთ ადამიანს იმის ცოდნა, თუ ვინ ხართ, წაახალისეთ, რომ გააგრძელონ კითხვა.
- მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ: "მე მქვია ჯესიკა ჰილსი და მე ვარ XYZ კომპანიის მარკეტინგის დირექტორი." თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ როგორ იცნობთ პიროვნებას: "მე მქვია რობერტ სმიტი და მე ვარ თქვენს მარკეტინგის კლასში (მარკეტინგი 101, რომელიც ხვდება სამშაბათს და ხუთშაბათს შუადღისას)".
- თუ თქვენ უკვე იცნობთ ადამიანს და დაწერეთ იგი ადრე, შეგიძლიათ გამოიყენოთ პირველი წინადადება მისალმების მიზნით. მაგალითად, შეგიძლიათ თქვათ: "გმადლობთ, რომ ასე სწრაფად დამიბრუნდით", ან "ვიმედოვნებ, რომ კარგად ხარ".
ნაბიჯი 5. მიდი საქმეზე
ოფიციალური წერილების უმეტესობა სწრაფად უნდა მივიდეს აზრამდე. ეს ნიშნავს, რომ თქვენმა პირველმა ან მეორე წინადადებამ უნდა გააცნოს მიზეზი, რის გამოც თქვენ უგზავნით მიმღებს. დაიმახსოვრე, რომ იყო რაც შეიძლება ლაკონური შენი მიზნის აღწერისას.
