თუ დიდი ხანია მუშაობთ, ალბათ იცით, რამდენად მნიშვნელოვანია ელ.წერილი. ვინაიდან არ არსებობს ტონის ან სხეულის ენის გადმოცემის საშუალება ინტერნეტით, ადვილია ვინმეს გზავნილის არასწორი ინტერპრეტაცია, როდესაც მას ეკრანზე ხედავთ. განაგრძეთ კითხვა იმის გასაგებად, თუ როგორ შეგიძლიათ დაწეროთ ელ.წერილი, რომელიც არის ნათელი, ლაკონური და ეფექტური პროფესიონალურ გარემოში.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 -დან 10 -დან: დაწერეთ ელ.წერილი, როდესაც შეგიძლიათ კონცენტრირება მოახდინოთ
ნაბიჯი 1. თუ ყურადღების მიღმა ხართ, თქვენი ელ.ფოსტა შეიძლება არც ისე კარგად იყოს შედგენილი
როდესაც თქვენ გაქვთ წერილი დასაწერი, ეცადეთ იჯდეთ უწყვეტად, როცა მილიონ სხვა რამეზე არ ფიქრობთ. თქვენი ნაწერი იქნება უფრო მკაფიო და თქვენ შეძლებთ ფოკუსირება მოახდინოთ თქვენს გრამატიკაზე, ტონზე და საერთო შეტყობინებაზე.
- ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ თქვენი ელ.წერილი რამდენიმე ადამიანზე გადადის.
- ჩაწერეთ ელ.წერილი წყნარ ოთახში და დატოვეთ თქვენი ტელეფონი და სხვა საგნები.
მეთოდი 2 10 -დან: დააყენეთ ტონი თქვენი პირველი რამდენიმე სიტყვით
ნაბიჯი 1. თქვენმა საწყისმა ფრაზამ შეიძლება დიდი გავლენა მოახდინოს
თუ გსურთ, რომ თქვენი ტონი იყოს მსუბუქი და შემთხვევითი, გახსენით მსგავსი რამ: „გამარჯობა ჯესიკა! იმედია კარგი შაბათ -კვირა გქონდათ.” თუ გსურთ, რომ ის უფრო პროფესიონალური იყოს, უბრალოდ თქვით მსგავსი რამ: „გამარჯობა დავით“.
შეეცადეთ თავიდან აიცილოთ ზედმეტად დახშობილი რამ, მაგალითად "ძვირფასო რობერტ". ცოტა უპიროვნო ჩანს
მეთოდი 3 10 -დან: შეინახეთ თქვენი წერილები მოკლე
ნაბიჯი 1. გრძელვადიანი შეტყობინებები, როგორც წესი, აბნევს თქვენს მიმღებს
შეეცადეთ იყოთ მოკლე და მოკლე, თუ ეს შესაძლებელია. შეინახეთ წინადადებები მოკლედ და ნუ დაამატებთ ზედმეტ დეტალებს-თუ აღმოაჩენთ, რომ წერთ 1 ან 2 პარაგრაფზე მეტს, თქვენ ალბათ ადამიანებს უნდა მიაწოდოთ ინფორმაცია ვიდეო ჩეთის საშუალებით ან პირადად.
- ეცადე სწრაფად მიხვიდე აზრამდე და მოერიდე ტონა სასიამოვნო პროდუქტების წერას.
- ხალხი მოკლედ კითხულობს წერილებს. თუ თქვენ დაამატებთ ძალიან ბევრ ინფორმაციას, დიდი შანსია, რომ რაღაც დაიკარგოს.
- შეინახეთ თქვენი წერილები მოკლედ, მაგრამ შეეცადეთ თავიდან აიცილოთ უხეში წინადადებები ან ერთსიტყვიანი პასუხები. ეს შეიძლება ცოტა უხეშად მოგეჩვენოთ, განსაკუთრებით კომპიუტერის ეკრანზე.
მეთოდი მე –10 მე –10: ნათლად მიუთითეთ ის, რაც გჭირდებათ
ნაბიჯი 1. თუ თქვენ ითხოვთ რამეს, დარწმუნდით, რომ ეს გასაგებია
ნუ სცემთ ბუჩქის ირგვლივ იმას, რაც გჭირდებათ მკაფიოდ და პირდაპირ, რათა არ მოხდეს გაუგებრობა. თუ არსებობს ვადები, დარწმუნდით, რომ ესეც შეიტანეთ. დარწმუნდით, რომ შეინარჩუნეთ ტონი მსუბუქი. Მაგალითად:
- ”მე მჭირდება ეს ყოველთვიური პროგრესის ანგარიში ჩემს შემოსულებში ორშაბათ საღამოს.”
- ”თუ თქვენ შეძლებთ მიიღოთ გუნდის გამოხმაურების ფორმა ჩემთვის კვირის ბოლომდე, ეს შესანიშნავი იქნება.”
მეთოდი 5 -დან 10 -დან: მოაწყეთ თქვენი აზრები აბზაცებით
ნაბიჯი 1. ის დაეხმარება ხალხს ინფორმაციის ადვილად წაკითხვაში
როდესაც გადახვალთ ახალ თემაზე, გამოყავით იგი ახალი აბზაცით, რათა თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი გამოსადეგი იყოს. ეს დაეხმარება თქვენს მკითხველს შეტყობინების სწრაფად სკანირებაში, რათა იპოვოს მათთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილები.
გამოიყენეთ სიტყვები, როგორიცაა "ასევე", "შემდეგი" და "ბოლოს" თქვენი აბზაცების დასაწყებად
მეთოდი 6 დან 10: დაამატეთ კონკრეტული სათაური
ნაბიჯი 1. აცნობეთ ხალხს რა არის ელ.წერილი
დარწმუნდით, რომ თქვენი საგანი სპეციფიკურია; მაგალითად, "ანგარიშის" დაწერის ნაცვლად სცადეთ მსგავსი რამ: "ყოველთვიური დაგეგმვის ანგარიში: 2021 წლის ივნისი". თქვენი კოლეგები უფრო მეტად გახსნიან მას და წაიკითხავენ, თუ იციან, რომ ეს მათთვის მნიშვნელოვანია და აქტუალურია.
ეს ასევე დაგეხმარებათ შეინახოთ თქვენი წერილები სპამის საქაღალდედან
მეთოდი მე –10 10 – დან: შეცდომების შეცდომა
ნაბიჯი 1. შეცდომებს ნამდვილად შეუძლია გადააგდოთ თქვენი შეტყობინება
მართლწერის შემმოწმებელი უმეტესობა დაიჭერს არასწორად დაწერილ სიტყვებს, მაგრამ ისინი ვერ დაიჭერენ არასწორი სიტყვის არჩევანს ან ვიღაცის არასწორად დაწერილ სახელს. თქვენ ასევე უნდა წაიკითხოთ დაკარგული პუნქტუაციის ან გრამატიკული შეცდომების გამო, რადგან ამან შეიძლება მკითხველს აფიქრებინოს, რომ თქვენ არ გაინტერესებთ. გაატარეთ 2 - 3 წუთი თქვენი ელ.ფოსტის გაგზავნამდე, რათა დარწმუნდეთ, რომ არ არსებობს აშკარად აშკარა შეცდომები.
პროფესიონალურ გარემოში ძალიან მნიშვნელოვანია ვიღაცის სახელის სწორად დაწერა. ერთი წუთი დაუთმეთ, რომ გააგზავნოთ, სანამ გააგზავნით, რათა მომავალში რაიმე უხერხულობა აიცილოთ თავიდან
მეთოდი 8 10: ხელახლა წაიკითხეთ თქვენი ელ.წერილი ტონისთვის
ნაბიჯი 1. იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ წაიკითხავენ თქვენს შეტყობინებებს თქვენი მიმღები პირები
რაღაც მსგავსი, "მოდი ვილაპარაკოთ", შეიძლება უდანაშაულოდ მოგეჩვენოთ, მაგრამ თქვენი კოლეგა, რომელიც კითხულობს მას, შეიძლება იფიქროს, რომ მათ პრობლემები აქვთ ან თქვენ გაბრაზებული ხართ. შეცვალეთ ის შემდეგნაირად: "გაქვთ დრო, რომ მოგვიანებით ისაუბროთ ანგარიშში მომავალი ცვლილებების შესახებ?" ცოტა უფრო გასაგები რომ იყოს.
- არასოდეს გამოიყენოთ ყველა ასო თქვენს წერილებში! Caps lock– ში წინადადების წერა ჩვეულებრივ განიხილება, როგორც ვინმეს კომპიუტერის ეკრანის საშუალებით ყვირილი.
- იმის ნაცვლად, რომ თქვათ "წარადგინეთ თქვენი ცვლილებები ხვალ დილით". სცადეთ მსგავსი რამ:”ვინაიდან ბოლო ვადაა ხვალ შუადღე, მე მჭირდება თქვენი ცვლილებები ხვალ დილით. შემატყობინე, მუშაობს თუ არა ეს ვადები შენთვის.”
მეთოდი 9 -დან 10: შეაჩერე ანთებითი ელ.ფოსტის პასუხის გაცემა
ნაბიჯი 1. თუ მიიღებთ ელ.წერილს, რომელიც გაბრაზებას იწვევს, ერთი წამით ამოისუნთქეთ
იმის ნაცვლად, რომ შეიმუშაოთ საპასუხო პასუხი, დაითვალეთ 10 -მდე (ან 1, 000) სანამ არ იგრძნობთ სიმშვიდეს. შემდეგ, ხელახლა წაიკითხეთ წერილი, რომ ნახოთ ნამდვილად შეურაცხმყოფელია თუ არა. დიდი შანსია, თქვენ გქონდეთ არასწორი გაგება შეტყობინების შესახებ და ის სინამდვილეში არც ისე ცუდია.
თუ მაინც გრძნობთ გაბრაზებული პასუხის შექმნის აუცილებლობას, გაგზავნამდე დაელოდეთ 24 საათს. შემდეგ, გადახედეთ თქვენს პასუხს ერთი დღის შემდეგ, რომ ნახოთ მაინც გსურთ მისი გაგზავნა თუ არა
მეთოდი 10 -დან 10: მიეცით ადამიანებს ეჭვის სარგებელი
ნაბიჯი 1. ძნელია ელ.ფოსტაში პოზიტიური ტონის გადმოცემა
თუ თქვენ წაიკითხავთ იმას, რაც კოლეგამ გამოგიგზავნათ და მაშინვე გაწყენინეთ, გადადგით ნაბიჯი უკან და ხელახლა წაიკითხეთ რაც დაწერეს. შეეცადეთ ჰკითხოთ საკუთარ თავს, არის თუ არა სხვაგვარად ტონის ინტერპრეტაცია-ეს წერილი ნამდვილად უხეშია თუ უბრალოდ ისინი ხმამაღლა საუბრობენ?
მაგალითად, ვინმემ შეიძლება დაწეროს: "მე მჭირდება ეს ანგარიში ამაღამ". ერთი შეხედვით, ეს ცოტა ცივი და უემოციო ჩანს. თუმცა, ეს არ არის აუცილებელი უხეში, ის მხოლოდ ფაქტობრივი და მოკლეა
Რჩევები
წერილები ხშირად განიხილება როგორც გადაუდებელი. თუ თქვენ გჭირდებათ პასუხი დაუყოვნებლივ, შეეცადეთ ესაუბროთ თქვენს კოლეგას პირადად ან ვიდეო ჩატის ნაცვლად
გაფრთხილებები
- მიუხედავად იმისა, რომ ემოციები და სმაილიკები მიუთითებს ტონზე, არ გამოიყენოთ ისინი პროფესიონალური ელ.ფოსტისთვის.
- არ გაგზავნოთ შეურაცხმყოფელი ან ანთებითი წერილები, განსაკუთრებით იმ ადამიანზე, რომელსაც თქვენ კარგად არ იცნობთ.
