თქვენი პრიორიტეტების ქაღალდზე დაწერა იმუშავებს, თუკი შეძლებთ მათ შუადღისას წაშლას. სახლში ან სამსახურში შემომავალი დავალებების ტალღით, ბევრი გადადის მეორე დღეს (ან კვირაში ან თვეში). ეს Excel ცხრილები უყურებს ვადებს და შესაბამისად ცვლის ამოცანის პრიორიტეტებს. 20 წუთში ქვემოთ მოყვანილი ნაბიჯები გთავაზობთ უფრო ეფექტურ გზას თქვენი პრიორიტეტების მართვისთვის.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. შექმენით "მთავარი" ან "ოფისი" ჩანართი
გახსენით ახალი Excel ცხრილი. დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით "Sheet1" ჩანართზე ბოლოში და დააწკაპუნეთ გადარქმევაზე. ჩაწერეთ "სახლი" ან "ოფისი".
ნაბიჯი 2. გადაარქვით სახელი Sheet2 როგორც "შაბლონი" და Sheet3 როგორც "ქულები" მეორედ 1 -ის გამეორებით
ნაბიჯი 3. შექმენით მნიშვნელობის ცხრილი
პუნქტების ჩანართზე შეავსეთ სვეტები A, B და C:
ნაბიჯი 4. განსაზღვრეთ სახელი "მნიშვნელობა"
აირჩიეთ უჯრედი A2– დან C7– მდე. დააწკაპუნეთ ჩასმა სახელის განსაზღვრა
განსაზღვრეთ სახელი, როგორც "მნიშვნელობა" და დააწკაპუნეთ OK
ნაბიჯი 5. შექმენით ძალისხმევის ცხრილი
გაიმეორეთ მე –3, მე –4 და მე –5 ნაბიჯები ძალისხმევის ცხრილის შესაქმნელად E, F და G. სვეტებში შეარჩიეთ E2– დან G6 უჯრედები და დაარქვით მათ სახელი „ძალისხმევა“.
ნაბიჯი 6. შექმენით სასწრაფო დახმარების ცხრილი
გაიმეორეთ მე –3, მე –4 და მე –5 ნაბიჯები, რათა შეიქმნას გადაუდებელი ცხრილი I, J და K. სვეტებში, დაასახელეთ ისინი „Urgent“.
ნაბიჯი 7. შეიყვანეთ სათაურები მთავარი ჩანართზე
დააწკაპუნეთ მთავარი ჩანართზე და ჩადეთ სათაურები 1 სტრიქონში:
- A - პრიორიტეტული ფორმულა, 1 ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანისთვის, მაგრამ შეიძლება იყოს 100 -ზე მეტი
- B - ამოცანა დავალების დასახელება.
- C - მნიშვნელობა A, B, C, D, E, ან F ცხრილიდან.
- D - ძალისხმევა A 1-5, ძალისხმევის ცხრილიდან.
- E - გადაუდებელობა ფორმულა დაფუძნებულია გადახდის თარიღზე.
- F - გამოცხადების თარიღი, როდესაც ამოცანა უნდა დასრულდეს. ვადები არ არის რთული და სწრაფი. Ramp Up გეუბნებათ რამდენად ადრე შეგიძლიათ დაიწყოთ დავალება და გაფართოება გეუბნებათ რამდენი დღის განმავლობაში შეიძლებოდა სრიალი. თმის შეჭრას შეიძლება ჰქონდეს 5 -დან 5 -მდე გაფართოება და 4 -ის გაფართოება - აზრი არ აქვს თმის შეჭრას 2 კვირით ადრე და ადამიანებმა შეიძლება შეამჩნიონ, თუ ეს 5 დღეზე მეტია დაგვიანებით.
- G - გააფართოვეთ ვადის გასვლამდე, შეგიძლიათ დაიწყოთ დავალება.
- H - გაგრძელების ვადის ავტომატური გახანგრძლივება
- I - დღეების დარჩენილი ფორმულა. გადახდის თარიღამდე დღეების რაოდენობა; უარყოფითი თუ გადახდის თარიღი გავიდა.
- J - დასრულების თარიღი ამოცანა ფაქტობრივად დასრულდა.
- K - კომენტარი ნებისმიერი დეტალის შესახებ.
ნაბიჯი 8. შეიყვანეთ თქვენი ამოცანების სია
შენიშვნა პრიორიტეტი, გადაუდებელობა და დარჩენილი დღეები ცარიელია. ისინი შეივსება ფორმულებით. აქ მოცემულია საშინაო დავალებების მაგალითი.
ნაბიჯი 9. შეიყვანეთ ფორმულები მარცხენა, გადაუდებელი და პრიორიტეტული დღეებისთვის
ქვემოთ მოყვანილი ფორმულები მე -2 რიგისთვისაა.
- I (დარჩენილი დღეები) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (გადაუდებლობა) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (პრიორიტეტი) = VLOOKUP (C2, მნიშვნელობა, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, ძალისხმევა, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, გადაუდებელი, 2, FALSE)
ნაბიჯი 10. შეცვალეთ ფორმატი Cell I2– ის რიცხვზე უჯრედზე მარჯვენა დაწკაპუნებით, ფორმატის შერჩევით და გახადეთ ის რიცხვი 0 ათწილადი ადგილით
ნაბიჯი 11. დააკოპირეთ ფორმულები პრიორიტეტის, გადაუდებლობისა და დარჩენილი დღეებისათვის თითოეულ სვეტში დარჩენილი უჯრედებისათვის
აირჩიეთ უჯრედი E2 და ჩაწერეთ CTRL-C
შეარჩიეთ E3 დან E10 უჯრედები და დააწკაპუნეთ CTRL-V რა გაიმეორეთ I2 უჯრედის კოპირება I3 უჯრედებში I10. დაბოლოს, გაიმეორეთ A2 უჯრედის კოპირება A3 A10 უჯრედებში. იგნორირება გაუგებარი ღირებულებების თქვენ მიიღებთ დაუდგენელი ამოცანები.
ნაბიჯი 12. დაალაგეთ რიგები პრიორიტეტის მიხედვით
აირჩიეთ უჯრედებიდან A1- დან K- მდე, იმდენი სტრიქონისთვის, რამდენიც გაქვთ მონაცემები. შემდეგ დააჭირეთ მონაცემთა დალაგებას.
ნაბიჯი 13. შეინახეთ თქვენი პრიორიტეტების ცხრილი, ვერსიის თარიღის ჩათვლით
ნაბიჯი 14. დაასახელეთ დასრულებული დავალებები
დავალებების შესრულებისას, მიუთითეთ თარიღი დასრულებული სვეტში. დაიმახსოვრე CTRL- ;
(საკონტროლო გასაღები და ნახევრად მსხვილი ნაწლავი) დაუყოვნებლივ შედის მიმდინარე თარიღში.
ნაბიჯი 15. უყურეთ პრიორიტეტების შეცვლას ყოველდღე
აქ მოცემულია პრიორიტეტები რამდენიმე დღის განმავლობაში. 13 ივლისს ყველა ამოცანა წინ არის Ramp Up პერიოდი, ასე რომ დიდი რაოდენობით. 20 ივლისს, უფრო მაღალი პრიორიტეტები (მცირე რაოდენობა) გამოჩნდება ოთხი ამოცანისთვის, მათ შორის სათიბი გაზონი რომელიც მოხვდა მის Გამო თარიღი. 21 -ში პრიორიტეტი უფრო მაღალია, რადგან ჩვენ ვართ გაფართოება პერიოდში და 23 ივლისს ის კიდევ უფრო მაღალია, რადგან ის მიღმაა გაფართოება პერიოდი. გადაიხადეთ გადასახადები ასევე გადის ესკალაცია 23 და 25.
Რჩევები
- მოგერიდებათ დაამატოთ მეტი სვეტი - ვინ დაავალა დავალება, კატეგორია და ა.
- დაყავით დიდი ამოცანები უფრო პატარაებად.
- საჭიროების შემთხვევაში დაალაგეთ დავალებების სია ყოველდღე.
- შეინახეთ ცალკე Excel ფაილები ოჯახისთვის/სახლისთვის და სამუშაოსთვის.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- გამოიყენეთ ავტოფილტერი გასული ამოცანების შესარჩევად (სასწრაფო = 1) ან უაღრესად მნიშვნელოვანი ამოცანები (მნიშვნელობა = "A")
- წაიკითხეთ ქვემოთ ჩამოთვლილი სტატიები პრიორიტეტების და დროის მენეჯმენტის შესახებ.
- დააკოპირეთ განმეორებადი ამოცანები შაბლონების ჩანართში, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მარტივად იპოვოთ და გადააკოპიროთ ისინი.
- მოგერიდებათ შეცვალოთ პრიორიტეტების თითოეული ნაწილისათვის მინიჭებული ქულები.
- ხელახალი ამოცანის მუდმივად განახლების ერთ-ერთი გზა არის თარიღის სვეტში ჩაწერა: (ეს მაგალითი იყენებს პარასკევს, რაც აქ არის "5".)
- დაამატეთ პირობითი ფორმატები ვადის გასვლისას, რათა მიუთითოთ როდის არის ვადაგადაცილებული.
- ყოველკვირეული, ყოველთვიური (ან შესაძლოა ორჯერ მეტი) დაითვალეთ შესრულებული დავალებების რაოდენობა თითოეულ პერიოდში. ეს შეიძლება იყოს ერთადერთი დადებითი გამოხმაურება, რაც შეიძლება მიიღოთ თქვენს საქმიანობაზე.
- ეს პოულობს "დღევანდელ" თარიღს (ორშაბათი = 1, სამ = 2,… მზე = 7) და ამოწმებს, არის თუ არა პარასკევს გვიან. თუ ეს ასეა, ის დაამატებს შვიდს მიმდინარე პარასკევს, მომდევნო კვირას პარასკევს. თუ პარასკევს არ არის გვიან, ის აჩვენებს პარასკევს თარიღს ამ კვირაში.
- ამ მაგალითში ორშაბათი = 1, სამშაბათი = 2, ოთხშაბათი = 3, ხუთშაბათი = 4, პარასკევი = 5, შაბათი = 6 და კვირა = 7.
- ამ ფორმულის ასე შესაცვლელად, ვთქვათ, სამშაბათს, ჩვენ ვხედავთ ზემოაღნიშნულ სიას სამშაბათს = 2, ასე რომ, უბრალოდ შეცვალეთ სამი 5 -იანი ფორმულაში 2 -ით.
გაფრთხილებები
- იმის ნაცვლად, რომ თქვენი Excel ფაილები ყოველთვის თან იქონიოთ, გამოიყენეთ Google ცხრილები, ასე რომ თქვენი ფაილები ყოველთვის ხელმისაწვდომი იქნება თქვენთვის.
- შეინახეთ ცხრილი ყოველ რამდენიმე სესიაზე აღდგენისთვის.
- დროის მენეჯმენტი ძალზედ პირადულია და ეს ცხრილი შეიძლება არ შეესაბამებოდეს თქვენს საჭიროებებს და შეღავათებს. ეს შეიძლება იყოს შემაძრწუნებელი ან უბრალოდ ძალიან მომთხოვნი ყოველდღიურად მისვლა. ეს შეიძლება თქვენთვის გამოდგეს, მაგრამ არა თქვენი მეგობრებისთვის ან პირიქით.
- გამოთვლილი პრიორიტეტები არ არის რიგითი რიცხვები. "1" პრიორიტეტული ამოცანის დასრულება არ ცვლის ყველა დანარჩენს. პრიორიტეტები შეიძლება ასზე მეტი იყოს და ყველა რიცხვი არ არის შესაძლებელი. როგორც წესი, ყურადღება გაამახვილეთ პრიორიტეტებზე 1 -დან 12 -მდე.
- არ ინერვიულოთ იმის გამო, რომ ძალიან ბევრი ამოცანა გაქვთ - ორი თვის ამოცანასაც კი შეუძლია დაელოდოს სიის ბოლოში, სანამ მათი ვადა არ დადგება.
