ელ.წერილი არის სწრაფი და მარტივი გზა კოლეგებთან და სხვა ბიზნეს პარტნიორებთან დასაკავშირებლად და ეფექტური საშუალებაა ყველა სახის შეხვედრის დასაგეგმად. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ცდილობთ დანიშნოთ შეხვედრა თანამშრომელთან, უფროსთან ან სრულიად უცნობთან, თქვენ ჯერ უნდა დააფორმატიროთ ელ.წერილი მკაფიო სათაურით და ძირითადი ტექსტით. მას შემდეგ რაც ხელი მოაწერეთ თქვენს ელ.წერილს და გაგზავნეთ შეტყობინება, დაელოდეთ 3-5 დღეს შემდგომი პასუხის გაგზავნამდე.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 დან 2: ელ.ფოსტის ფორმატირება
ნაბიჯი 1. მიუთითეთ სათაურის ველში, რომლის შეხვედრა გსურთ
წერილის სათაურის ველში ნათლად მიუთითეთ თქვენი მიზანი, რათა მიმღებმა დაუყოვნებლივ იცოდეს, რომ გსურთ მათთან შეხვედრა. მოერიდეთ ბუნდოვანი ენის გამოყენებას, როგორიცაა "შეხვედრა" ან "შეხვედრის შესაძლო დრო". ამის ნაცვლად, გამოიყენეთ კონკრეტული თარიღები და ვადები სათაურის ველში, რათა თქვენმა მიმღებმა იცოდეს რას ელოდება დაუყოვნებლივ.
მაგალითად, ჩაწერეთ მსგავსი რამ: "შეხვედრის მოთხოვნა 5/17 საათისთვის დილის 11 საათზე."
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ შესაბამისი მისალმება თქვენი ელ.ფოსტის დასაწყებად
სცადეთ გამოიყენოთ სტანდარტული, ოფიციალური მისალმება, როდესაც დაიწყებთ თქვენი წერილის წერას. თუ თქვენ მიმართავთ საჯარო მოხელეს ან სხვა გამორჩეულ პირს, რომელიც თქვენ არასოდეს შეხვედრილხართ, გამოიყენეთ მათი სრული სათაური სათაურში. თუ თქვენ დაუკავშირდებით თანამშრომელს ან უფროსს, გამოიყენეთ საპატიო ნიშანი, როგორიცაა "ბატონი", "ქალბატონი", "მაქს." ან "მის". როგორც ზოგადი წესი, სცადეთ გამოიყენოთ მისალმებები, როგორიცაა "ძვირფასო", "გამარჯობა" და "გამარჯობა" თქვენი ელ.ფოსტის დასაწყებად.
- თუ თქვენ მიმართავთ ზოგად ოფისს ან ჯგუფს პიროვნების ნაცვლად, გამოიყენეთ ნაცვლად "ვის შეიძლება ეს ეხებოდეს".
-
მაგალითად, თუ თქვენ მიმართეთ თქვენს უფროსს, სცადეთ მისალმების შედგენა შემდეგნაირად:
”ძვირფასო მისტერ ჯექსონ, Იმედი მაქვს ეს ელ - ფოსტა თქვენამდე მოაღწევს! მინდოდა თქვენთან დაკავშირება შესაძლო შეხვედრის შესახებ.”
ნაბიჯი 3. წარმოგიდგენთ საკუთარ თავს, თუ სრულიად უცხო ადამიანთან ხვდებით
დაუთმეთ თქვენი პირველი აბზაცი მოკლე შესავალს, თუ წერილობით უგზავნით საჯარო მოხელეს ან სხვა პირს, რომელიც აქამდე არ შეხვედრიხართ. ფოკუსირება მოახდინეთ თქვენს სახელზე, თანამდებობაზე და პროფესიულ კავშირზე, რათა მიმღებმა იცოდეს ვინ ხართ და რატომ მიმართავთ მათ. თუ თქვენ უკვე დაუკავშირდით ვინმეს, რომელსაც უკვე იცნობთ, მაგალითად, უფროსს ან თანამშრომელს, ნუ იგრძნობთ თავს ვალდებულად, რომ ჩართოთ შესავალი აბზაცი.
- თქვენი შესავლის წაკითხვას დიდი დრო არ დასჭირდება.
-
სცადეთ დაწეროთ მსგავსი რამ:
ძვირფასო ქალბატონო ატკინსი, მე მქვია სარა კლიმენტი და ვმუშაობ ჯონსის საგრაფოს ცხოველთა თავშესაფარში.
ნაბიჯი 4. აღწერეთ შეხვედრის მიზეზი და მისი საერთო მნიშვნელობა
ელ.ფოსტის დასაწყისში (თქვენი შემოღების შემდეგ, თუ თქვენ გადაწყვიტეთ ერთის ჩართვა), მიუთითეთ რა სახის შეხვედრა გსურთ მიიღოთ ადრესატთან და იქნება ეს ფორმალური თუ შემთხვევითი საქმე. მას შემდეგ რაც აგიხსნით, რისთვის არის შეხვედრა, გააფართოვეთ, თუ რატომ არის შეხვედრა მნიშვნელოვანი იმ ამოცანისთვის, რომლის დასრულებას ცდილობთ. შეეცადეთ მოკლედ შეინახოთ თქვენი ახსნა, რადგან თქვენს მიმღებს შეიძლება არ ჰქონდეს ბევრი დრო თქვენი ელ.ფოსტის გავლისთვის.
მაგალითად, სცადეთ დაწეროთ მსგავსი რამ: „შეგიძლია შემხვდე მომავალ კვირას, რათა განვიხილო მომავალი შვილად აყვანის სურვილი? ვინაიდან თქვენ ხართ ცხოველთა თავშესაფრის ამჟამინდელი ფინანსური მრჩეველი, მე მჯერა, რომ თქვენ შეგიძლიათ ბევრი ინფორმაცია მიაწოდოთ ორგანიზაციის სამუშაო ბიუჯეტს ღონისძიებისთვის.”
ნაბიჯი 5. შესთავაზეთ შეხვედრის შესაძლო ადგილი და დრო
სცადეთ მოიფიქროთ ადგილი, რომელიც კარგად არის ცნობილი და ადრესატისთვის ადვილად მისაწვდომი. თუ თქვენ მუშაობთ იმავე კორპუსში ან ზოგად ადგილას, როგორც პირი, რომელსაც თქვენ უგზავნით ელექტრონულ ფოსტაზე, ნახეთ შეძლებთ თუ არა ლანჩის შესვენების დროს შეხვედრას. თუ თქვენ და მიმღები არ ცხოვრობთ ან მუშაობთ ახლომდებარე ადგილას, სცადეთ შესთავაზოთ რესტორანი ან სხვა საზოგადოებრივი ადგილი, სადაც შეგეძლოთ შეხვედრა. გარდა ამისა, აღნიშნეთ თქვენთვის შესაფერისი დრო, რათა მიმღებმა უფრო ადვილად გითხრათ მათი ხელმისაწვდომობა.
- თუ ორივეს დატვირთული გრაფიკი გაქვთ, განიხილეთ ტელეფონის ან ვიდეოკონფერენციის შეხვედრის დაგეგმვა.
- მაგალითად, შეადგინეთ მსგავსი რამ: „შეძლებდით თუ არა ამ კვირაში ცხოველთა თავშესაფარში გადატრიალებას? მე ვიქნები წინა მაგიდასთან ყოველდღე 9 დან 5 საათამდე.”
ნაბიჯი 6. სთხოვეთ მიმღებს უპასუხოს თქვენს შეტყობინებას
ვინაიდან თქვენ ტექნიკურად გეგმავთ ღონისძიებას, თავაზიანად სთხოვეთ მიმღებს უპასუხოს მათ ხელმისაწვდომობას. თუ დაუკავშირდებით განსაკუთრებით დაკავებულ პიროვნებას, გახსოვდეთ, რომ მათ შეიძლება დასჭირდეთ ერთი ან ორი დღე პასუხის გასაცემად. უკან
მაგალითად, თქვით მსგავსი რამ:”თუკი შეგეძლოთ შეგატყობინოთ თქვენი ხელმისაწვდომობა მომდევნო კვირაში, მე ნამდვილად ვაფასებ მას!”
ნაბიჯი 7. ელ.ფოსტის დასრულებისას გამოიყენეთ გულწრფელი დახურვის ენა
შეიმუშავეთ წინადადება, რომელიც ხაზს უსვამს თქვენი ელ.ფოსტის მიზანს, ასე რომ ადრესატს ნათლად ესმის შეხვედრის მიზანი. გამოიყენეთ მეგობრული ტონი თქვენი ელექტრონული ფოსტის ხელმოწერისთვის, ფრაზების გამოყენებით, როგორიცაა "პატივისცემით", "მადლობა" ან "საუკეთესო სურვილები". ხელმოწერის დაწერის შემდეგ, დატოვეთ ხელმოწერა თქვენი სახელის ქვემოთ, რომელიც იმეორებს თქვენს პოზიციას ან მიმდინარე კარიერას.
- მიეცით თქვენი ენა მიმღებს. თუ თქვენ ესაუბრებით კოლეგას, ხელმოწერა, როგორიცაა "მალე გნახავ", უფრო აზრიანი იქნებოდა ვიდრე "პატივისცემით შენი". თუ თქვენ დაუკავშირდებით უფროსს, "გულწრფელად" ან "საუკეთესო სურვილები" უფრო მიზანშეწონილი იქნება, ვიდრე შემთხვევითი ხელმოწერა, როგორიცაა "გნახავ".
-
მაგალითად, დაწერე მსგავსი რამ:
მე მოუთმენლად ველი თქვენთან შეხვედრას, რადგან მინდა, რომ შვილად აყვანის ეს ნაბიჯი იყოს რაც შეიძლება წარმატებული.
პატივისცემით, სარა კლემენტი
საქმიანობის კოორდინატორი, ჯონსის ოლქის ცხოველთა თავშესაფარი
ნაბიჯი 8. ჩართეთ ნებისმიერი შესაბამისი დანართი, რომელიც ეხება შეხვედრას
მიამაგრეთ ნებისმიერი დოკუმენტი, ცხრილები ან სხვა შესაბამისი ფაილები, რომლებიც დაგეხმარებათ მიმღების მომზადებაში შეხვედრისთვის. თუ ვინმეს მიმართავთ რთულ თემასთან დაკავშირებით, ჩართეთ ნებისმიერი ბროშურა ან მონაცემთა ფურცელი, რაც დაეხმარება მიმღებს შეხვედრის თემის გაგებაში.
მაგალითად, თუ თქვენ განიხილავთ მომავალი ღონისძიების ბიუჯეტის ცვლილებებს, შეიძლება დაგჭირდეთ წინა წლის ბიუჯეტის ცხრილის შეტანა
ნაბიჯი 9. გამოიყენეთ პროფესიონალური ენა და სათანადო გრამატიკა ელ.ფოსტის განმავლობაში
შეასწორეთ თქვენი მესიჯი ნებისმიერი აშკარა გრამატიკული შეცდომისა და ორთოგრაფიული შეცდომების გამო, ასე რომ თქვენი საბოლოო მონახაზი გამოიყურება რაც შეიძლება გაპრიალებული და სუფთა. გარდა ამისა, წაშალეთ ნებისმიერი აბრევიატურა ან ჟარგონი, რომელიც შეტყობინებას უფრო შემთხვევით ან რთულად გასაგებად აქცევს. თუ თქვენი საბოლოო მონახაზი არ გამოიყურება პროფესიონალურად, მაშინ მიმღებმა შესაძლოა თქვენი თხოვნა სერიოზულად არ მიიღოს.
მიუხედავად იმისა, რომ ემოციები შეიძლება იყოს სახალისო ტექსტებში და შემთხვევით წერილებში, თქვენ არ უნდა გამოიყენოთ ისინი შეხვედრის მოთხოვნით
მეთოდი 2 -დან 2 -დან: მიმდევართან დაკავშირება
ნაბიჯი 1. შეიმუშავეთ შემდგომი ელ.წერილი, თუ მიმღები არ დაგიბრუნდებათ 3-5 დღეში
მიეცით მიმღებს რამდენიმე დღე, რომ წაიკითხოს და უპასუხოს თქვენს მოთხოვნას. თუ სამუშაო კვირის განმავლობაში არ გესმით, გაუგზავნეთ პირს სწრაფი ელ.წერილი, რომ შეახსენოთ, რომ ელოდებით პასუხს. აღვნიშნო, რომ მადლობელი ხართ მათთან შეხვედრის შესაძლებლობისთვის და მადლობელი ხართ მათი დროისათვის.
- შემდგომი ზარები ასევე ეფექტური საშუალებაა იმ პირის შესამოწმებლად, ვისთანაც შეხვედრას ცდილობ.
- მაგალითად, შეიმუშავეთ მსგავსი რამ:”მე უბრალოდ მინდოდა თქვენთან ერთად გამეგო ჩემი შეხვედრის თხოვნასთან დაკავშირებით. როცა თავისუფალი დრო გაქვს, შეგიძლია მითხრა მომავალ კვირაში შეხვედრისთვის შენი ხელმისაწვდომობა?”
ნაბიჯი 2. დაასახელეთ შეხვედრის სპეციფიკა დამატებით ელ
მოლაპარაკება სხვა ადამიანების გრაფიკზე, როდესაც ისინი გიპასუხებენ. გაითვალისწინეთ სხვისი ხელმისაწვდომობა და დაადასტურეთ შეხვედრის დრო იმ თარიღზე, როდესაც ორივე ხელმისაწვდომი იქნებით. შეეცადეთ დაადასტუროთ თარიღი და დრო 1-2 წერილში, რათა თავიდან აიცილოთ დაბნეულობა და არეულობა თქვენს შემოსულებში.
- შეეცადეთ იყოთ რაც შეიძლება მოქნილი. თუ დაკავებული ადამიანისკენ მიდიხართ, შესაძლოა ის ვერ შეხვდეს თქვენთან დაუყოვნებლივ.
- ნუ დანიშნავთ შეხვედრას ბოლო წუთს. თუ მიმღები დაკავებულია, თქვენ შეიძლება ვერ შეთანხმდეთ შეხვედრის თარიღზე.
ნაბიჯი 3. გააგზავნეთ შეხსენება ან დადასტურება შეხვედრამდე რამდენიმე დღით ადრე
თუ გსურთ იყოთ დამატებით მომზადებული დაგეგმილ შეხვედრამდე, სცადეთ მიმღებისთვის გაგზავნოთ დამადასტურებელი წერილი შეხსენების სახით. ნუ გააკეთებთ ამ წერილს ძალიან დიდხანს-ამის ნაცვლად, მიუთითეთ დღე, დრო და ადგილი, სადაც აპირებთ შეხვედრას, რათა ორმაგად შეამოწმოთ, რომ შეხვედრა კვლავ დაგეგმილია.
-
მაგალითად, დაწერე მსგავსი რამ:
მე მხოლოდ იმის დადასტურება მინდოდა, რომ ჩვენ ჯერ კიდევ ვხვდებით 17 მაისს დილის 11 საათზე ჯონსის საგრაფოს ცხოველთა თავშესაფარში.
