ცოდნის გაზიარების ელ.წერილი არის ელ.წერილი, რომელიც შექმნილია ინფორმაციის გასაზიარებლად, განსაკუთრებით სამუშაო ადგილზე ან სხვა პროფესიულ გარემოში. ცოდნის გაზიარება შესანიშნავი საშუალებაა კოლეგებს დაანახოთ, რომ თქვენ ზრუნავთ მათზე და გინდათ გაგიზიაროთ ის რაც თქვენ იცით, იმ იმედით, რომ მომავალში ეს მათ დაეხმარება. მას ასევე შეუძლია ხელი შეუწყოს თქვენს პროფესიულ კავშირებს. შეეცადეთ თქვენი ცოდნა გაუზიაროთ წერილებს რაც შეიძლება მკაფიოდ და ათვისებად. ეს მათ გაუადვილებს სხვების აღქმას და ათვისებას.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 2 -დან: თქვენი ელ.ფოსტის შედგენა
ნაბიჯი 1. მიუთითეთ თქვენი ელ.ფოსტის მიზანი ნათლად და მოკლედ სათაურის ველში
დაწერეთ სათაური, რომელიც თქვენს აუდიტორიას აძლევს ნათელ მიმოხილვას იმის შესახებ, თუ რას უნდა ელოდოთ თქვენი ელ.ფოსტის გახსნისას. შეეცადეთ შეინარჩუნოთ საგნის სიგრძე დაახლოებით 7 სიტყვა.
- მაგალითად, თუ გსურთ გაგიზიაროთ ცოდნა, რომელიც მიიღეთ კოდირების კონფერენციაზე დასწრებისას, თქვენ შეგიძლიათ სათაურის ხაზი გახადოთ მსგავსი: „ძირითადი ნაბიჯები მაიამიში შემქმნელთა კონფერენციიდან 2020“.
- ელფოსტა ბუნდოვანი ან ზედმეტად გრძელი სათაურით გაცილებით ნაკლებად გაიხსნება. თავი აარიდეთ მოკლე სათაურებს მხოლოდ 1-2 სიტყვით, რომლებიც ეფექტურად არ ასახელებენ რა ელ.წერილს ეხება.
რჩევა: თუ გინდათ რომ ადამიანებმა წაიკითხონ თქვენი ცოდნის გაზიარების ელ.წერილი გარკვეულ ვადებში, სათაურის ველში მიუთითეთ თარიღი. მაგალითად, შეგიძლიათ განათავსოთ „ინდუსტრიის წინსვლა განსახილველად 2 აგვისტოს შეხვედრაზე“.
ნაბიჯი 2. დაიწყეთ ელ.წერილი თქვენი კონკრეტული აუდიტორიისადმი მისალმებით
დაფიქრდით იმ აუდიტორიაზე, რომლისთვისაც აპირებთ თქვენი ცოდნის გაზიარების ელ.ფოსტის გაგზავნას და შეარჩიეთ მისალმება შესაბამისი დონის ფორმალობით. გახადეთ მისალმება ყველას, ვინც მიიღებს წერილს.
- მაგალითად, თუ თქვენ უგზავნით ელ.წერილს პროგრამისტების მცირე გუნდს, რომელთანაც თქვენ მჭიდროდ თანამშრომლობთ და კარგად იცნობთ, შეგიძლიათ ელ.წერილი დაიწყოთ რაიმე სუპერ შემთხვევით და მეგობრულად, როგორიცაა: "კარგი შუადღე, ჩემო მეგობრებო ნინძების კოდირება."
- თუ თქვენ უგზავნით ცოდნის გაზიარების ელ.წერილს უფროს ადამიანებს ან რაიმე სახის ჯგუფს, რომელიც შეიცავს პიროვნებებს, რომლებსაც პირადად არ იცნობთ, შეგიძლიათ აირჩიოთ უფრო ოფიციალური მისალმება შემდეგი სიტყვებით: "აღმასრულებელი საბჭოს ძვირფასო წევრებო", ან " დილა მშვიდობისა, მარკეტინგული გუნდი.”
- თუ თქვენ უზიარებთ ცოდნას მხოლოდ 1 ან 2 ადამიანს, შეგიძლიათ მიმართოთ მათ სახელით თქვენი ელ.ფოსტის მისალმებაში.
- როდესაც ეჭვი გეპარებათ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ რაიმე ზოგადი, როგორიცაა: "გამარჯობა, ყველას" ან "კარგი შუადღე".
ნაბიჯი 3. დაწერეთ მოკლე შინაარსი ან კონტექსტი ელ.ფოსტის დასაწყისში
დაიწყეთ მოკლე აბზაცით, თქვენი მისალმების ქვეშ, რომელიც განმარტავს რას გაუზიარებთ თქვენს ელ.წერილს. ეს მკითხველს მისცემს მეტ კონტექსტს იმისთვის, რასაც კითხულობენ, ვიდრე სათაურის ველში.
მაგალითად, თუ თქვენ იზიარებთ სწავლებას კოდირების კონფერენციიდან, შეგიძლიათ დაწეროთ მსგავსი რამ:”გასულ კვირას, მე მქონდა ბედნიერება დავესწრო მაიამის კოდირების კონფერენციის 2020 წლის გამოცემას. მე მინდა გაგიზიაროთ ორდღიანი კონფერენციის ზოგიერთი ძირითადი მონაკვეთი, რომლის დროსაც ჩვენ გავეცანით ხელოვნურ ინტელექტს და კოდირების ტენდენციებს 2021 წლისთვის. ვიმედოვნებ, რომ ეს ცოდნა თქვენთვის ისევე სასარგებლო და საინტერესო იქნება, როგორც ჩემთვის."
ნაბიჯი 4. დაყავით ელ.ფოსტის ძირითადი ნაწილი ნაწილებად
გაყავით ის ძირითადი პუნქტები, რომელთა გაზიარებაც გსურთ, შეკრული ნაწილებად, ასე რომ უფრო ადვილი იქნება მისი მოყოლა და მონელება. განათავსეთ სათაურები ინფორმაციის თითოეული ნაწილის დასაწყისში, რათა ნათლად გაიგოთ რა არის ქვემოთ მოყვანილი ტექსტი. დაყავით გრძელი სექციები მრავალ მოკლე პარაგრაფად, რომ გაყოთ ინფორმაცია, იმის ნაცვლად, რომ უბრალოდ გადააგდოთ ინფორმაცია 1 გრძელი ტექსტის ბლოკში.
- დარწმუნდით, რომ თქვენი თითოეული პუნქტი შეიცავს შესაბამის პუნქტებს. თუ თქვენ იწყებთ ახალ აზრს, დაიწყეთ ახალი აბზაცის წერა.
- მაგალითად, თუ გსურთ გაგიზიაროთ ის, რაც ისწავლეთ ხელოვნური ინტელექტისა და კოდირების ტენდენციების შესახებ ბოლო კონფერენციაზე, რომელსაც ესწრებოდი, შეგიძლია შენი ელ.ფოსტის სტრუქტურა ასეთი იყოს: განყოფილების სათაური, რომელშიც ნათქვამია: „ხელოვნური ინტელექტის ინდუსტრიის განახლებები“, შემდეგ დაწერე რამდენიმე აბზაცი თემის შესახებ, რასაც მოჰყვება სხვა განყოფილების სათაური, რომელშიც ნათქვამია:”კოდირების ტენდენციები 2021 წლისთვის”, რასაც მოჰყვა კიდევ რამდენიმე პარაგრაფი.
ნაბიჯი 5. დაასრულეთ წერილის ტექსტი შემაჯამებელი აბზაცით
დაწერეთ მოკლე აბზაცი ხელმოწერის წინ, რომელიც იმეორებს ზოგიერთ ძირითად ინფორმაციას, რომელიც შეიცავს თქვენს ელ.წერილს. აცნობეთ თქვენს მკითხველს რას იმედოვნებთ, რომ ისინი მიიღებენ გაზიარებული ცოდნით და შეიტანენ ნებისმიერ შესაბამის სამოქმედო ნივთს.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ თქვათ მსგავსი რამ:”როგორც ხედავთ, არის ბევრი საინტერესო ახალი განვითარება AI– ში, რაც ეხება მარკეტინგს და არის პროგრამირების ახალი საინტერესო ტენდენციები, რომლებიც უნდა გავუფრთხილდეთ 2021 წელს. ვიმედოვნებ, რომ თქვენ გამოიყენებთ ამ ინფორმაციას ჩვენი განვითარების პროექტებისთვის და ვიფიქროთ იმაზე, თუ როგორ გავაუმჯობესოთ ჩვენი პროდუქცია მომავალ წელს.”
- სამოქმედო ერთეულის მაგალითი იქნება მსგავსი რამ:”მოდით, დავგეგმოთ პარასკევს გამართულ შეხვედრაზე ჩვენი აზრების გაზიარება ყველა ამ ინფორმაციის შესახებ. გთხოვთ მოემზადოთ განსახილველად მინიმუმ 1 ქულით.”
ნაბიჯი 6. დაასრულეთ თქვენი ელ.ფოსტა ხელმოწერით, რასაც მოყვება თქვენი სახელი და სათაური
შეარჩიეთ ნიშანი, რომელიც არის მოკლე და მეგობრული, შესაბამისი ფორმალობით თქვენი აუდიტორიისთვის. ბოლოს შეიყვანეთ თქვენი სახელი და სათაური, რათა ხალხმა ზუსტად იცოდეს ვისგან არის ელ.წერილი, რომელიც მათ ახლა წაიკითხეს, რაც განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ პირადად არ იცნობთ თქვენი აუდიტორიის ყველა წევრს.
- შემთხვევითი ხელმოწერის მაგალითები, რომლებიც მუშაობს თითქმის ნებისმიერ ელ.წერილზე, არის: "მადლობა", "პატივისცემით" და "ყველაფერ საუკეთესოს".
- ზოგიერთი უფრო ოფიციალური ნიშანი არის: "პატივისცემით" და "პატივისცემით თქვენი".
- ზოგიერთი იდეა კიდევ უფრო შემთხვევითი ხელმოწერებისათვის, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ელ.ფოსტისთვის ადამიანებთან სამუშაოდ ან ყოველდღიურად სანახავად, არის: "ხვალ გნახავთ ყველას" და "გაიხარე".
- თუ თქვენ იზიარებთ ცოდნას თქვენი ორგანიზაციის გარეთ, შეიტანეთ თქვენი ორგანიზაციის სახელი თქვენი სახელისა და სათაურის შემდეგაც, რათა ხალხმა იცოდეს საიდან წერთ მათ.
მეთოდი 2 დან 2: გახადეთ თქვენი ელ.ფოსტის მკითხველი მეგობრული
ნაბიჯი 1. შეინახეთ თქვენი ელ.წერილი რაც შეიძლება მოკლედ
ეცადეთ რაც შეიძლება ცოტა სიტყვაში შეიტანოთ ყველა ის ინფორმაცია, რომლის გაზიარებაც გსურთ. რაც უფრო გრძელია თქვენი ელ.წერილი, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ ადამიანებმა, რომლებთანაც გსურთ თქვენი ცოდნის გაზიარება, წაიკითხონ ყველაფერი.
- თუ თქვენ წერთ განსაკუთრებით რთულ თემაზე, ყოველთვის შეგიძლიათ ჩართოთ გარე წყაროების ბმულები ან დანართები უფრო დეტალური ინფორმაციის მიწოდებისთვის. ამრიგად, მათ, ვინც დაინტერესებულია იმით, რასაც თქვენ იზიარებთ, შეუძლიათ უფრო ღრმად ჩაერთონ ამ საკითხში.
- არ არსებობს განსაზღვრული წესი რამდენი ხანი უნდა იყოს ცოდნის გაზიარების ელ.წერილი და ეს ბევრ რამეზე იქნება დამოკიდებული თქვენს მიერ გაზიარებული ინფორმაციის ტიპზე და საგნის სირთულეზე. კარგი წესი არის ის, რომ არ დაწეროთ ელ.წერილი იმაზე მეტხანს, ვიდრე თავად გსურთ წაიკითხოთ.
ნაბიჯი 2. მონიშნეთ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ტყვიის წერტილებით ან დანომრილი სიებით
გაიმეორეთ ინფორმაციის ძირითადი ნაწილები თქვენი ტექსტის აბზაცებიდან ტყვიის წერტილებში ან დანომრილ სიებში. ეს ხელს უწყობს თქვენს მიერ გაზიარებული ცოდნის გამეორებას და მკითხველს აძლევს რაღაცას სწრაფად შეხედონ თქვენი ელ.ფოსტის ზოგიერთი ძირითადი პუნქტის მისაღებად.
მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ შეადგინოთ სია სათაურით „ტოპ 5 მარკეტინგული ტენდენციები 2021 წლისთვის“და ჩამოწეროთ ტენდენციები 1-5 – დან დანომრილ სიაში მის ქვემოთ. მკითხველებს შეუძლიათ ადვილად დაინახონ რა ტენდენციებია, შემდეგ წაიკითხონ თქვენი ელ.ფოსტის ტექსტი, თუ მათ სურთ უფრო ღრმა ინფორმაცია
ნაბიჯი 3. მაქსიმალურად გამოიყენეთ მარტივი, ადვილად გასაგები ენა
მოერიდეთ დიდი სიტყვებისა და ჟარგონის გამოყენებას თქვენი მოსაზრებების ასახსნელად, თუ ეს აბსოლუტურად არ გჭირდებათ. ეს ბევრად გაადვილებს თქვენს ელ.ფოსტის წაკითხვას და გაგებას უფრო ფართო აუდიტორიისათვის, რომლებიც ალბათ არც ისე კარგად იცნობენ იმ თემას, რაზეც თქვენ წერთ.
ასევე გაითვალისწინეთ თქვენი აუდიტორია, როდესაც ირჩევთ რა ენის გამოყენებას. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ პროგრამისტების მცირე ჯგუფს, თქვენ ალბათ გაექცევით თქვენს ელ.წერილში უფრო კოდირების ჟარგონის გამოყენებას, ვიდრე თუ წერთ მრავალფეროვან აუდიტორიას
რჩევა: თუ თქვენ აბსოლუტურად გჭირდებათ სიტყვის გამოყენება, რომელიც ადამიანებმა შეიძლება არ იცოდნენ, რომ ახსნან წერტილი, მიუთითეთ განმარტება პირველად, როდესაც თქვენ გამოიყენებთ ამ სიტყვას თქვენი ელ.ფოსტის შინაარსში.
ნაბიჯი 4. დაწერეთ პროფესიული ტონით
იყავით თავაზიანი, გამოიყენეთ სწორი გრამატიკა და სასვენი ნიშნები და შეარჩიეთ თქვენი სიტყვები ფრთხილად. მოერიდეთ შემთხვევითი ტონით წერას და არ გამოიყენოთ ჟარგონი ან არაპროფესიონალური ენა. ეს დაგეხმარებათ შეხვდეთ როგორც პროფესიონალს და მცოდნე იმ საკითხს, რომელზეც ინფორმაციას აზიარებთ.
- მაგალითად, არ ჩაწეროთ სიტყვები ყველა ასოზე და გამოიყენეთ ძახილის ნიშნები იშვიათად, ასე რომ არ შეხვდეთ ისე, როგორც ყვირით თქვენს აუდიტორიას.
- ნუ გამოიყენებთ ჟარგონულ სიტყვებს ან ფრაზებს, როგორიცაა "yo", "what is up" ან "y'all", რამდენიმე მათგანის დასახელებისთვის.
ნაბიჯი 5. დაიცავით სტანდარტული შრიფტები, სიმბოლოები და ელ.ფოსტის ფორმატირება
არ გამოიყენოთ შრიფტები ან სპეციალური სიმბოლოები, რომლებიც ზოგიერთ სისტემას არ გააჩნია. გამოიყენეთ სტანდარტული სისტემის შრიფტი, რომელიც ჩაშენებულია თქვენს ელ.ფოსტის სერვერზე, დაიცავით სტანდარტული კლავიატურის სიმბოლოები და არ შეურიოთ თქვენი ელ.ფოსტის ნაგულისხმევი ფორმატირება.
ეს უზრუნველყოფს იმას, რომ პრაქტიკულად ყველა, ვინც მიიღებს თქვენს ელ.წერილს სხვა კომპიუტერზე ან სხვა ელ.ფოსტის სერვერზე, დაინახავს ზუსტად იმას, რაც დაინახეთ თქვენი ელ.წერილის დაწერისას
Რჩევები
- ყოველთვის გაითვალისწინეთ თქვენი აუდიტორია, როდესაც წერთ ცოდნის გაზიარების ელ. ეს დაგეხმარებათ განსაზღვროთ ფორმალობის დონე, ტონი და რა ენა გამოიყენოთ.
- დარწმუნდით, რომ თქვენ უგზავნით ცოდნის გაზიარების ელ.წერილს იმ ადამიანებს, რომლებიც ყველაზე მეტ სარგებელს მიიღებენ მისგან. მაგალითად, პროგრამისტი შეიძლება არ იყოს დაინტერესებული მარკეტინგული ინდუსტრიის ტენდენციებითა და განვითარებებით, მაგრამ ვინმე კლიენტის მომსახურებით შეიძლება.
- სანამ შექმნით ცოდნის გაზიარების ელ.წერილს, ჰკითხეთ საკუთარ თავს, არის თუ არა ეს ინფორმაციის გაზიარების საუკეთესო საშუალება. ზოგიერთ შემთხვევაში, თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ, რომ პირადად შეხვედრა ან ვიდეო კონფერენციის პრეზენტაცია უფრო ეფექტური იქნება.
- შექმენით მონახაზი, რისი გაზიარება გსურთ თქვენი ელ.ფოსტის დაწერაში. მაგალითად, თუ გსურთ გაგიზიაროთ მარკეტინგული ტექნიკა, რომელიც თქვენ ისწავლეთ ვებინარზე, სადაც მიხვედით, თქვენ შეიძლება ჩამოწეროთ ძირითადი პუნქტები, როგორიცაა "ახალი SEO ტექნიკა", "ელექტრონული ფოსტის მარკეტინგული სტრატეგიები" და "შინაარსის მარკეტინგის საუკეთესო პრაქტიკა".
გაფრთხილებები
- დარწმუნდით, რომ თქვენს ელფოსტაში გამოყენებული ენა გასაგები იქნება თქვენი აუდიტორიისათვის. მაგალითად, ნუ გამოიყენებთ პროგრამირების ჟარგონს, თუ წერილობთ თქვენს მთელ კომპანიას.
- ყოველთვის შეასწორეთ და მართლწერის მიხედვით შეამოწმეთ თქვენი წერილები სანამ მათ გამოგიგზავნით. თუ თქვენი ელ.ფოსტა შეიცავს შეცდომებს, თქვენ არ შეხვდებით ცოდნის საიმედო წყაროს.
