დაუსაბუთებელ საფოსტო ყუთს შესაძლოა გაუჭირდეს მომხმარებლებს საჭირო ელ.ფოსტის პოვნა. Microsoft Outlook– მა მოგაწოდა საკმაოდ სასარგებლო ინსტრუმენტები, რომლებიც დაგეხმარებათ თქვენი წერილების გაფილტვრაში და თქვენი შეტყობინებების უფრო მართვაში. Outlook კი დაგეხმარებათ ეფექტურობისა და შესრულების გაზრდაში. იყენებთ Outlook 2010, Outlook 2007 ან Outlook 2003, შეგიძლიათ მარტივად მართოთ თქვენი ელ.წერილი, შემდეგი ინსტრუმენტების გამოყენებით თქვენი შემოსულების გასასუფთავებლად, ასევე გაადვილებთ თქვენთვის საჭირო ინფორმაციის მოძიებას.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 დან 6: გაფილტვრა
ნაბიჯი 1. გაფილტრეთ შეტყობინებები სწრაფად
Outlook 2010– ს აქვს ახალი ფუნქცია, რომელიც ეხმარება შეტყობინებების დალაგებას თარიღების მიხედვით და მათ საუბარში დალაგებას.
- ამ ფუნქციის გამოყენებისას, შეტყობინებები, რომლებსაც აქვთ ერთი და იგივე თემა, გამოჩნდება როგორც საუბარი და მომხმარებლებს შეუძლიათ მათი ნახვა, გაფართოება ან შემცირება, სათაურის ხაზის მარცხნივ მდებარე ხატზე დაჭერით. შეტყობინებები თითოეული საუბრის შიგნით კლასიფიცირდება უახლესი შეტყობინებით, რომელიც მოთავსებულია თავზე. როდესაც ახალი შეტყობინება მიიღება, ყველა საუბარი გადავა ელ.ფოსტის სიის ზედა ნაწილში, რაც დაგეხმარებათ ადვილად თვალყური ადევნოთ ელ.ფოსტის ნაკადს.
- საუბრის გასააქტიურებლად, სასაუბრო ჯგუფის View ჩანართში მონიშნეთ ყუთი აჩვენე როგორც საუბარი. თქვენ შეგიძლიათ შეამციროთ საუბრის ზომა გასუფთავების ფუნქციით. ეს ფუნქცია დაგეხმარებათ წაშალოთ დუბლიკატი შეტყობინებები საუბარში.
- მთავარი ჩანართზე წაშლა ჯგუფში, დააწკაპუნეთ გაწმენდაზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ საუბრის გასუფთავებაზე. Outlook– ის ყველა ვერსიაში მომხმარებლებს შეუძლიათ სწრაფად იპოვონ შეტყობინებები საფოსტო ყუთის საქაღალდეში ელ.ფოსტის საქაღალდეში მათი კლასიფიკაციის წესის შეცვლით. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ თქვენი წერილები თარიღის, გამგზავნის და ფაილის ზომის ან მნიშვნელობის მიხედვით.
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ სტანდარტიზებული საგნის სათაურები
გონებრივი ენერგია, რომელიც საჭიროა ყურადღების გადასატანად მუდმივად ცვალებად თემებს შორის, არ დაგაკარგვინებთ და არა მოცულობას. თქვენ ჩვეულებრივ კითხულობთ თანმიმდევრობით ქრონოლოგიურად ან "ყველაზე მნიშვნელოვანი ადამიანის" მიხედვით. ეს არის ტვინის დამწვრობა. ამის ნაცვლად გამოიყენეთ ეს წესი; ის ვრცელდება ელექტრონული ფოსტის პირდაპირ ანგარიშებზე და უკეთ მუშაობს, ვიდრე საუბრების ჯაჭვები.
- დაასახელეთ საუკეთესო 2-5 პროექტი, რომელიც ყველაზე მეტად გაინტერესებთ; შექმენით საგნის სათაურები ამის ასახვის მიზნით.
- აცნობეთ გუნდს, რომ თქვენ პირვანდელ ყურადღებას მიაქცევთ ყველა იმ ელ.წერილს ამ სტანდარტული სათაურით. ეს საგნები არის თქვენი მთავარი პრიორიტეტული პროექტები ამ მომენტში - თქვენი ელ.ფოსტა დალაგდება საგნის ხაზის მიხედვით და პირველ პრიორიტეტს წაიკითხავთ/უპასუხებთ პირველ რიგში.
- ნათლად განმარტეთ, რომ შეუსაბამოდ დასახელებული წერილები შავ სიაში შეაყენებს დამნაშავე გამგზავნს 1-ჯერ.
მეთოდი 6 -დან 6: დაჯგუფება
ნაბიჯი 1. დააჯგუფეთ იგივე შეტყობინებები საქაღალდეებში
ელ.ფოსტის ახალი საქაღალდის შექმნით, მომხმარებლებს შეუძლიათ დააკავშირონ დაკავშირებული შეტყობინებები საქაღალდეებში. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დააჯგუფოთ შეტყობინებები საგნის, პროექტის, კომუნიკაციის ან სხვა კატეგორიების მიხედვით, რომლებიც შეესაბამება თქვენს ნამუშევრებს ან თქვენს ჰობიებს. მომხმარებლებს ასევე შეუძლიათ შექმნან საქაღალდე თქვენი უფროსისგან ან მნიშვნელოვანი ადამიანისგან გაგზავნილი ყველა შეტყობინებისათვის, მათ შორის იმ ძირითადი ინფორმაციისთვის, რომელსაც დაზოგვა სჭირდება. Outlook 2010 -ში ახალი საქაღალდის შესაქმნელად, საქაღალდის ჩანართზე, ახალში, დააწკაპუნეთ ახალ საქაღალდეზე. Outlook 2007 ან Outlook 2003 ახალი საქაღალდის შესაქმნელად, მენიუს ზოლში დააწკაპუნეთ ფაილზე, აირჩიეთ ახალი, შემდეგ საქაღალდე.
მეთოდი 3 დან 6: მოძებნეთ საქაღალდე
ნაბიჯი 1. შექმენით საძიებო საქაღალდე შეტყობინებების მოსაძებნად
Search Folder არის სწრაფი და მოსახერხებელი გზა ელ.ფოსტის შეტყობინებების კოლექციის მოსაძებნად. ის არ ინახავს არცერთ შეტყობინებას, მაგრამ აწვდის ვირტუალურ საქაღალდეებს, რომლებიც აჩვენებენ ყველა შეტყობინებას თქვენს შემოსულებში, თქვენი ატრიბუტების საფუძველზე. Outlook Search Folders გთავაზობთ ნაგულისხმევ ფუნქციებს, როგორიცაა წაუკითხავი ფოსტა, მაგრამ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი საკუთარი წესი. მაგალითად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ Search Folder, რათა დაგეხმაროთ იპოვოთ ყველა ინფორმაცია, რომელიც დაკავშირებულია კონკრეტულ პროექტთან, მნიშვნელოვან კლიენტთან ან მომავალ შეხვედრაზე.
- საძიებო საქაღალდის შესაქმნელად Outlook 2010 -ში, ფოლდერის ჩანართზე ფოსტა, ახალში, დააწკაპუნეთ ახალ ძებნის საქაღალდეზე.
- საძიებო საქაღალდის შესაქმნელად Outlook 2007 ან Outlook 2003, ფოსტაში ფაილის მენიუ, გადაიტანეთ მაუსი ახალზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ ძებნის საქაღალდეზე.
მეთოდი 4 დან 6: ელ.ფოსტის ფილტრი
ნაბიჯი 1. შეამცირეთ უსარგებლო წერილები ელ.ფოსტის ფილტრით
შეინახეთ არასაჭირო ელ.ფოსტის შეტყობინებები შემოსულებიდან Outlook- ის უსარგებლო ელ.ფოსტის ფილტრის გამოყენებით. ეს ფილტრი გაგზავნის ელ.წერილს, რომელიც მონიშნულია უსარგებლო წერილების სახით ცალკეულ საქაღალდეში საფოსტო ყუთში. მომხმარებლებს შეუძლიათ ნახონ ამ საქაღალდის შინაარსი, რათა დარწმუნდნენ, რომ მასში არასწორად გაგზავნილი ელ.წერილი არ არის. თუ ასეა, თქვენ უნდა შეცვალოთ ფილტრი, რათა მომავალში თავიდან აიცილოთ შეტყობინებების არასწორი ნიშანი.
მეთოდი 5 დან 6: ფერის კატეგორია
ნაბიჯი 1. მიანიჭეთ ფერის კატეგორია
მიანიჭეთ ფერი ელფოსტის შეტყობინებების ჯგუფს და Outlook– ის სხვა კატეგორიებს, როგორიცაა შენიშვნები, კონტაქტები და შეხვედრები. იქიდან, მომხმარებლებს შეუძლიათ ადვილად ამოიცნონ და დაალაგონ ისინი. მაგალითად, თქვენ მარტივად შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ კომპიუტერის გაყიდვების პროექტის ყველა შეტყობინებას, დანიშვნას და კონტაქტს, შექმნით კატეგორიას სახელწოდებით "კომპიუტერული გაყიდვები" და მიანიჭებთ მას შეტყობინებებს.
მეთოდი 6 დან 6: დროშით მონიშვნა
ნაბიჯი 1. დროშისათვის შემდგომი
მომხმარებლებს შეუძლიათ გამოიყენონ დროშის მომდევნო ფუნქცია, რათა გააფართოვონ ელ.ფოსტის შეტყობინებები და ამოცანები, რომლებიც დაეხმარება მათ დახარისხებაში ან მარკირებაში. დროშები მოგთხოვთ თვალყური ადევნოთ საკითხს, მიუთითოთ ვინმეს მოთხოვნა ან შეუკვეთოთ მოთხოვნილი შეტყობინება და კონტაქტი. მათ ასევე შეუძლიათ მარტივად მოაწყონ თქვენი ელ.ფოსტის საქაღალდე, რადგან თქვენ ზუსტად იცით რა უნდა გააკეთოთ და როდის. გაითვალისწინეთ, რომ როდესაც თქვენ შექმნით დავალებას და დანიშნავთ ვადის გასვლის თარიღს, ის ავტომატურად მონიშნული იქნება დროდადრო, რათა არ დაივიწყოთ მოქმედების ვადაგასული და შეასრულოთ იგი.
