შეიძლება რთული ჩანდეს მნიშვნელოვანი ბიზნეს ელ.ფოსტის დახურვა. თქვენი გზავნილის დასრულების მრავალი გზა არსებობს! საბოლოო ჯამში, თუმცა, თქვენი ელ.ფოსტის დახურვის მეთოდი დამოკიდებული იქნება რამდენიმე სხვადასხვა ფაქტორზე. ეს შეიძლება შეიცავდეს ისეთ საკითხებს, როგორიცაა რამდენად კარგად იცნობ იმ ადამიანს, ვისთანაც წერ, ელ.ფოსტის დანიშნულება და არის თუ არა შენი ელ.ფოსტა ჯაჭვის ნაწილი. ამ ფაქტორების გათვალისწინებით, შექმენით შესაბამისი საბოლოო წინადადება. შემდეგ შეარჩიეთ სწორი ხელმოწერა და გადაწყვიტეთ რა ჩაწეროთ თქვენს ხელმოწერაში.
ნაბიჯები
3 ნაწილი 1: დაწერეთ თქვენი დასკვნითი სიტყვა
ნაბიჯი 1. შეახსენეთ მიმღებს თქვენი ელ.ფოსტის დანიშნულება
ბევრი მიზეზი არსებობს იმისთვის, რომ დაწეროთ ელ.წერილი ბიზნეს გარემოში. ელ.ფოსტის პირველადი მიზნის განსაზღვრა დაგეხმარებათ განსაზღვროთ მისი დასრულების საუკეთესო გზა.
- მაგალითად, თუ თხოვნას აკეთებთ, დაასრულეთ შემდეგი სიტყვებით: "გმადლობთ დროისთვის" ან "მადლობა ყურადღებისთვის".
- თუ თქვენ პასუხობთ ინფორმაციის ან დახმარების თხოვნას, შეგიძლიათ დაასრულოთ სიტყვით "ვიმედოვნებ, რომ ეს დაგეხმარებათ!" ან "შემატყობინე, თუ სხვაგვარად შემიძლია დაგეხმარო".
- თუ თქვენ აწყობთ პირისპირ შეხვედრას, თქვენ შეიძლება დაასრულოთ შემდეგი სიტყვებით: "შევხვდებით მომავალ კვირას!"
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ შესაბამისი ტონი თქვენი აუდიტორიისთვის
იფიქრეთ იმაზე, თუ რამდენად კარგად იცნობთ იმ ადამიანს, ვისთანაც წერთ, რა სახის ურთიერთობა გაქვთ მათთან და რის მიღწევას ცდილობთ. ელ.ფოსტა ზედა დონის მენეჯერისთვის ან ახალი მნიშვნელოვანი კლიენტისთვის, ალბათ, უფრო ფორმალური უნდა იყოს, ვიდრე ელ.წერილი ცნობილი თანამშრომლისთვის.
- მაგალითად, თუ თქვენ აწყობთ შეხვედრას კლიენტთან, კარგი დასკვნითი განცხადება შეიძლება იყოს ასეთი:”მე ველოდები ჩვენს შეხვედრას 24 -ში. თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ დამიკავშირდეთ 555-555-5555.”
- მეორეს მხრივ, თუ თქვენ აწყობთ მეგობრულ შეხვედრას კოლეგასთან, რომელსაც კარგად იცნობთ, შეიძლება სრულყოფილად დასრულდეს მსგავსი რამ: „კარგად ჟღერს! Ხვალამდე!:)”
ნაბიჯი 3. არ შეიტანოთ დასკვნითი განცხადება, თუ თქვენი ელფოსტა ჯაჭვის ნაწილია
თუ ეს არის თქვენი პირველი ელ.წერილი ამ თემის შესახებ, ან თუ ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ელ.ფოსტაა, მაშინ ალბათ კარგი იდეაა შეიტანოთ დახურვის მადლობა ან "მოქმედებისკენ მოწოდება". თუმცა, მოკლედ მნიშვნელოვანია ბიზნეს ელ. თუ თქვენი ელ.ფოსტა გრძელი ჯაჭვის ნაწილია, შეიძლება არ დაგჭირდეთ რაიმე ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაციის მიღმა.
მაგალითად, თუ თქვენ დაასრულებთ დიდ საუბარს თქვენს უფროსთან ელ.წერილით დავალების შესახებ, შეიძლება არ დაგჭირდეთ იმაზე მეტის თქმა, ვიდრე: „კარგი. ამას პარასკევს დღის ბოლომდე გავაკეთებ. - მე."
ნაწილი 3 3-დან: შესვლის არჩევა
ნაბიჯი 1. შეარჩიეთ ხელმოწერა, რომელიც შეესაბამება თქვენი ელ.ფოსტის ტონს
თუ თქვენი ელექტრონული ფოსტა ოფიციალურია, ხელი მოაწერეთ „საუკეთესო პატივისცემით“ან (კიდევ უფრო ოფიციალური შეხებისთვის) „პატივისცემით“. ნაკლებად ოფიციალური წერილებისთვის, შეიძლება კარგი იყოს ისეთი რამის გამოყენებით, როგორიცაა "იზრუნე" ან "გაიხარე".
თუ თქვენ გქონდათ წინა წერილები იმ პირისგან, ვისთანაც წერილობით, შეგიძლიათ გადახედოთ მათ ხელმოწერას და შეადაროთ თქვენი ტონი მათას. მაგალითად, თუ ისინი აპირებენ ხელი მოაწერონ რაღაცას „თბილი მოკითხვა“, თქვენ უნდა მოაწეროთ ხელი ფორმალობის მსგავს დონეზე
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ ხელმოწერა, რომელიც შეესაბამება თქვენს მიზანს
დასკვნითი წინადადების მსგავსად, ხელმოწერაც შეიძლება ასახავდეს თქვენი ელ.ფოსტის მიზანს. მაგალითად, თუ თქვენ აკეთებთ უბრალო თხოვნას ან მოკლედ გამოხატავთ მადლობას რაღაცისთვის, შეგიძლიათ გამოიყენოთ შესვლა, როგორიცაა "დიდი მადლობა" ან "დიდი მადლობა", რასაც მოჰყვება თქვენი ხელმოწერა.
ნაბიჯი 3. თავიდან აიცილეთ ყველაფერი ძალიან მოსიყვარულე
თუ კარგად არ იცნობთ იმ ადამიანს, ვისთვისაც წერთ, მოერიდეთ არაფერს ზედმეტად ჟარგონულ, არაფორმალურ და მოსიყვარულეს. ზოგადად, ისეთი რამ, როგორიცაა "სიყვარული", "XOXO" ან "ჩახუტება" არ უნდა იქნას გამოყენებული ბიზნეს ელ.ფოსტაში.
ნაბიჯი 4. გამოტოვეთ ხელმოწერა მოკლე ან ჯაჭვური წერილებით
თუ თქვენი ელ.ფოსტა გრძელი ჯაჭვის ნაწილია, ან თუ ცდილობთ რაღაც ძალიან მოკლედ და სწრაფად გაუზიაროთ თანამშრომელს, შეიძლება საერთოდ არ იყოს საჭირო ხელმოწერის ჩართვა.
თუ თქვენ არ გრძნობთ თავს კომფორტულად გამოტოვებისას, მარტივი რეგისტრაცია, როგორიცაა –Bernice ან –B. მოკლედ, არაფორმალური წერილებისთვის მხოლოდ კარგი უნდა იყოს
ნაწილი 3 3 -დან: ხელმოწერა თქვენს ელ.ფოსტაზე
ნაბიჯი 1. ჩართეთ თქვენი ძირითადი საიდენტიფიკაციო ინფორმაცია
რამდენ ინფორმაციას შეიტანთ თქვენს ხელმოწერაში იქნება დამოკიდებული იმაზე, თუ რამდენად კარგად იცნობთ თქვენს კორესპონდენტს და რამდენად ხშირად გაქვთ მათთან კომუნიკაცია.
- პირველად ელექტრონული ფოსტა ალბათ უნდა შეიცავდეს მინიმუმ თქვენს სრულ სახელს, სამუშაოს დასახელებას, სამუშაო ადგილს და ტელეფონის ნომერს.
- როდესაც თანამშრომელთან ან ვინმესთან ხშირად უგზავნით ელ.წერილს, ალბათ საკმარისია ხელი მოაწეროთ თქვენს სახელს ან საწყისს.
ნაბიჯი 2. შეინახეთ ხელმოწერა მოკლედ
ზოგადად, უმჯობესია არ გადატვირთოთ ბიზნეს ელ.წერილი ბევრი დამატებითი ტექსტით და სურათებით. მოერიდეთ თქვენს ელ.ფოსტის ხელმოწერას არაფრის დამატებას, როგორიცაა ციტატები, მომაჯადოებელი გრაფიკა ან ბევრი ბმული.
ნაბიჯი 3. დააყენეთ ავტომატური ხელმოწერა
თუ არ გსურთ თქვენი სამუშაოს სახელის და საკონტაქტო ინფორმაციის ჩაწერა ყოველ ჯერზე, როდესაც გაგზავნით მნიშვნელოვან ელ.წერილს, შეიძლება დაგჭირდეთ ხელმოწერის შექმნა, რომელიც თქვენს ელ.ფოსტის კლიენტს შეუძლია ავტომატურად დაამატოს თქვენს შეტყობინებებს.
ზოგიერთი პროგრამა, როგორიცაა Outlook, გაძლევთ საშუალებას შექმნათ მრავალი ხელმოწერა, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ის, რაც ყველაზე შესაფერისია მოცემული ელ.ფოსტისთვის
Რჩევები
-
შენი ხელმოწერა ასე უნდა გამოიყურებოდეს:
- Საუკეთესო სურვილებით,
- ჯეინ დო, ბაზრის ანალიტიკოსი
- მეგაკორპი
- 214-444-1234
- ძალიან ადვილია ელ.ფოსტის კლიენტებში, როგორიცაა Outlook და ა.შ.
გაფრთხილებები
- შეძლებისდაგვარად სხვას გადაამოწმეთ თქვენი სამუშაო. არ არსებობს შემცვლელი სათანადო კორექტირებისთვის.
- შეასწორეთ და გაასწორეთ ყველა წერილი მათ გაგზავნამდე - ანუ წაიკითხეთ გრამატიკისა და მართლწერის სწორი და ამოიღეთ ტიპოგრაფიული შეცდომები. შეცვალეთ ორაზროვანი ენა, მაგალითად, სიტყვები და ფრაზები, რომლებიც გაურკვეველია, ან რომლებსაც აქვთ ორმაგი მნიშვნელობა.
- მართლწერის შემოწმება უშეცდომო არ არის, რადგან პროგრამული უზრუნველყოფა ხშირად ჩასვამს სწორად დაწერილ სიტყვას, მაგრამ არა კონტექსტის სწორ სიტყვას. "ბანკროლის" შეცვლა "ცარიელი როლით" ნამდვილად ცვლის წინადადების მნიშვნელობას. თქვენ ასევე უნდა დაეყრდნოთ გრამატიკის დახვეწილობის საკუთარ ცოდნას, რადგან პროგრამული უზრუნველყოფის წინადადებები ყოველთვის არ არის სწორი.
