იმის გათვალისწინებით, რომ ყოველდღიურად 300 მილიარდზე მეტი წერილი იგზავნება და მიიღება, გასაკვირი არ არის, რომ ადამიანებს განუვითარდათ "ელ.ფოსტის დაღლილობა". ამიტომაც არის ასე მნიშვნელოვანი ეფექტური წერილების დაწერა, რომლებიც ნათლად და კონკრეტულად გაიგებს თქვენს აზრს-თქვენ არ გინდათ, რომ ხალხმა სრულად არ წაიკითხოს თქვენი შეხვედრის მოსაწვევი წერილი, რადგან ის მეტისმეტად გრძელია ან გაურკვეველი. არ ინერვიულოთ-ეს ვიკი როგორ გაგიმხელთ ყველაფერს, რაც უნდა გააკეთოთ შეხვედრის მოსაწვევისთვის ელ.წერილის წერისას, მაგალითად, როგორ უნდა დაწეროთ ძლიერი სათაური, რა უნდა თქვათ თქვენი ელ.ფოსტის ტექსტში და როგორ შეგიძლიათ გამოიყენოთ კალენდარული აპლიკაცია, რათა საქმეები გაადვილდეს.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 – დან 3 – დან: ძლიერი საგნის წერა
ნაბიჯი 1. ჩაწერეთ მოკლე, შესაბამისი სათაური, შეხვედრის თარიღითა და თემით
ამ დეტალების ჩათვლით ნიშნავს, რომ ადამიანებმა იციან როდის არის და რა უნდა განიხილონ ელ.ფოსტის გახსნის გარეშეც კი. მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ:”შეხვედრა 12/8: ახალი სახელმძღვანელო მითითებები”.
გაფრთხილება:
შეხვედრის თემის გამოტოვება ალბათ გამოიწვევს ხალხის პასუხს, იკითხავს ეს ეხება მათ განყოფილებას თუ სავალდებულოა მათი დასწრება, ასე რომ აუცილებლად მიუთითეთ თემა!
ნაბიჯი 2. სთხოვეთ სათაურის ველში დასწრების დასტური
თუ თქვენ გჭირდებათ იმის ცოდნა, თუ ვინ აპირებს შეხვედრას, მოითხოვეთ დადასტურება სათაურის ველში. ამ გზით, მათ იციან, რომ მათ უნდა უპასუხონ რაც შეიძლება მალე, ელ.ფოსტის გახსნამდეც კი. თქვენ შეიძლება დაწეროთ:”პარასკევი 10/6 HR შეხვედრა, გთხოვთ დაადასტუროთ რაც შეიძლება მალე”.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაწეროთ:”გთხოვთ, მიიღოთ პასუხი: HR შეხვედრა 10/6”
ნაბიჯი 3. აცნობეთ მათ, თუ ეს საგანგებო შეხვედრაა სათაურის ველში
თუ ეს არის აქტუალური ან დროზე მგრძნობიარე საკითხი, რომელიც მოითხოვს შეხვედრას დაუყოვნებლივ, დაამატეთ სასწრაფო განცდა საგნის ხაზს. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ რაღაც „საგანგებო შეხვედრა ორშაბათს 2/31: კიბერუსაფრთხოება“.
მნიშვნელოვანია აღინიშნოს შეხვედრის საგანიც, რათა მათ წარმოდგენა ჰქონდეთ იმაზე, თუ რას უნდა ელოდონ
ნაბიჯი 4. მიუთითეთ, დასწრება სავალდებულოა თუ შემოთავაზებული
თუ მუშაობთ დიდ კომპანიაში, ზოგიერთი ადამიანის ყოფნა შეიძლება არ იყოს საჭირო ყოველ შეხვედრაზე. სათაურის ველში მიუთითეთ შესაბამისი დეპარტამენტი ან აცნობეთ მიმღებებს, თუ უნდა დაესწრონ. მაგალითად, შეგიძლიათ დაწეროთ:”სავალდებულო მარკეტინგული შეხვედრა 10/6”.
თუ შეხვედრა არ არის საჭირო, შეგიძლიათ დაწეროთ: „შემოთავაზებული შეხვედრა 10/6 კვლევის ეფექტურ ტაქტიკაზე“
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ სრული სიტყვები სათაურში, რათა თავიდან აიცილოთ რაიმე დაბნეულობა
აბრევიატურა შეიძლება ეფექტური ჩანდეს, მაგრამ ისინი არ არიან ისეთი კონკრეტული, როგორც სრული სიტყვები და შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა. მაგალითად, "SAP" შეიძლება ნიშნავდეს "სისტემებს და დამუშავებას" ან "შერჩევისა და ანალიზის გეგმას" იმისდა მიხედვით, თუ ვინ არის და არ იცნობს თქვენს ენას.
ამასთან, ნორმალურია გამოიყენოთ ჩვეულებრივი აბრევიატურა, როგორიცაა "RSVP", "HR" და "Wed."
3 მეთოდი 2: თქვენი ელ.ფოსტის სხეულის შექმნა
ნაბიჯი 1. დაწერეთ მოკლე, მეგობრული შესავალი და მოკლე შენიშვნა
საკუთარი თავის გაცნობა აუცილებელია თუ მუშაობ დიდ კომპანიაში ან თუ ჯერ არ იცნობ ყველას. ასევე მნიშვნელოვანია აღინიშნოს ამ მოკლე შესავალში, თუ რაიმე დოკუმენტი ან მარაგი უნდა დასრულდეს და/ან მიიყვანოს შეხვედრაზე.
გახადეთ თქვენი შესავალი პერსონალური ან შესაბამისი სამუშაოსთვის. მაგალითად, "გამარჯობა გუნდი, მე ველოდები ახალი პროგრამის დაწყებას მომავალ კვირაში!"
რჩევა:
შეახსენეთ მიმღებებს, თუ მათ სჭირდებათ რაიმე დავალების შესრულება ან რაიმე თან წაყვანა შეხვედრაზე. მაგალითად, "შეგახსენებთ, გთხოვთ მოიტანოთ თქვენი გამყიდველის საკონტაქტო სიების 4 დაბეჭდილი ასლი."
ნაბიჯი 2. ჩამოთვალეთ შეხვედრის თარიღი და დრო საკუთარი ხაზით, რათა ის გამოირჩეოდეს
ეს არის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ხალხისთვის, რათა დაესწრონ შეხვედრას, ასე რომ თქვენ გინდათ რომ ის იყოს ნათელი და გამოირჩეოდეს დანარჩენი ტექსტიდან. დახაზეთ 2 სტრიქონი მის ზემოთ და ქვემოთ და/ან განათავსეთ თამამი შრიფტით.
- მაგალითი:”6 ოქტომბერი, 10:30 - 11:45 AM”
- თუ შეხვედრა ონლაინ რეჟიმშია, ჩამოთვალეთ დროის ზონა, რათა სხვადასხვა დროის ზონაში მყოფი ადამიანები არ გამოტოვონ არასწორი კომუნიკაციის გამო. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ: "6 ოქტომბერი, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
ნაბიჯი 3. ჩამოთვალეთ ადგილმდებარეობა თარიღისა და დროის შემდეგ
გახადეთ ადგილმდებარეობა ისევე, როგორც თარიღი და დრო-განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ ახალ ადგილას ხვდებით, ძნელია მისი პოვნა, ან თუ იცით, რომ ზოგიერთი მიმღები არ იცნობს ადგილს. ვირტუალური შეხვედრებისთვის (ცოცხალი ფორუმის ან ვიდეო ჩეთის საშუალებით), მიაწოდეთ ბმული ფორუმზე ან ვიდეოზარზე ადვილი წვდომისათვის.
მითითებების მიცემისას იყავით რაც შეიძლება დეტალური. როგორც მაგალითი:”გთხოვთ მობრძანდეთ საკონფერენციო ოთახში 592 ტიმარენის შენობაში (ნიქსის ქ. 209). ოთახი 592 მდებარეობს შენობის მე -2 სართულზე, ასე რომ თქვენ დაგჭირდებათ ლიფტით ასვლა პირველი სართულიდან, გამოდით 12 – ზე და გამოიყენეთ ლიფტები შენობის სამხრეთ მხარეს (მარცხნივ) ასასვლელად 59 -ე სართულზე.”
ნაბიჯი 4. გაუზიარეთ შეხვედრის მიზანი
აცნობეთ მიმღებებს, თუ რას აპირებს შეხვედრა. შეხვედრის მოკლე დღის წესრიგის შეთავაზება დაეხმარება მათ გააცნობიერონ რომელი ამოცანები უნდა შესრულდეს წინასწარ. თქვენ შეგიძლიათ უბრალოდ მიუთითოთ თემა (მაგალითად, "კიბერუსაფრთხოების განახლება") ან შეგიძლიათ მიუთითოთ ვადები:
- 10:30 - 10:45 გააზიარეთ სტატუსის განახლებები პროექტისთვის
- 10:45 - 11:10 შეადარეთ და შეარჩიეთ სიცოცხლისუნარიანი შეთავაზებები
- 11:10 - 11:30 გონებრივი იერიში და მიზნები დაწყებისათვის
ნაბიჯი 5. შეამოწმეთ თქვენი ელ.წერილი გრამატიკული და ფაქტობრივი შეცდომებისთვის
კორექტირების ყველაზე მნიშვნელოვანი რამ არის შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი, ასე რომ დარწმუნდით, რომ გაქვთ ეს სწორი! თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეასწოროთ თქვენი შესავალი, დღის წესრიგი ან სხვა ჩანაწერები, რომლებიც შეიძლება შეიტანოთ, რათა დარწმუნდეთ, რომ გაეცანით ყველა ძირითადს.
წაიკითხეთ თქვენი ელ.წერილი ხმამაღლა და დარწმუნდით, რომ თქვენი ნაწერი ნათელია და ლაკონური, სანამ გაგზავნით
მეთოდი 3 3: Outlook- ის ან ინტეგრირებული კალენდარული პროგრამის გამოყენება
ნაბიჯი 1. დააწკაპუნეთ "ახალ შეხვედრაზე" მთავარი ჩანართის ქვეშ Outlook- ში
თუ თქვენი კომპანია იყენებს საკომუნიკაციო მონაცემთა ბაზას ინტეგრირებული კალენდრით, როგორიცაა Outlook, გამოიყენეთ იგი თქვენი შეხვედრის დასაყენებლად. ეს, როგორც წესი, სასურველი კონტაქტის ადგილია იმ ადამიანებისთვის, ვისთანაც მუშაობ.
თუ თქვენი კომპანია არ იყენებს Outlook- ს ან მის მსგავსს, შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენი სამუშაო ელ.წერილი მოსაწვევის გასაგზავნად
ნაბიჯი 2. აირჩიეთ დრო და თარიღი "დაგეგმვის ასისტენტი" ფანჯრიდან
ახალი შეხვედრის შექმნის შემდეგ, კალენდრის ფანჯარა გამოჩნდება. დააწკაპუნეთ „დაგეგმვის ასისტენტზე“და მიუთითეთ თქვენი შეხვედრისთვის ხელმისაწვდომი დრო და თარიღი.
დარწმუნდით, რომ ეს არის დრო, როდესაც თქვენ და სავარაუდო დამსწრეები ხელმისაწვდომი იქნებით. თქვენი კომპანიის აპლიკაციიდან გამომდინარე, შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი ნახვის პარამეტრების მორგება ყველას გრაფიკის საჩვენებლად (გარდა თქვენი საკუთარი)
ნაბიჯი 3. დაამატეთ მონაწილეები მათი სახელების აკრეფით ან თქვენი მისამართების წიგნის გამოყენებით
დააწკაპუნეთ ტექსტის ზოლზე სახელების ხელით შესასვლელად ან გადაახვიეთ თქვენი მისამართების წიგნი და შეარჩიეთ მათი სახელები სიიდან. გამოიყენეთ "დაგეგმვის ასისტენტი" ფუნქცია სხვა ადამიანების ხელმისაწვდომობის შესამოწმებლად.
თუ ხალხი მიუწვდომელია, მათი სახელები მონიშნული გამოჩნდება. ასისტენტი კი აჩვენებს რეკომენდებულ ვადას, რომელიც მოერგება თქვენ და დამსწრეთა განრიგს
ნაბიჯი 4. დანიშნეთ შეხვედრის დაწყებისა და დასრულების დრო
დარწმუნდით, რომ შეხვედრის თარიღი არის ის თარიღი, რომელიც თქვენ ადრე შეარჩიეთ და დააწკაპუნეთ კალენდრის ღილაკზე, რათა საჭიროების შემთხვევაში შეიტანოთ ცვლილებები. შემდეგ გამოიყენეთ ჩამოსაშლელი ისრები დროის სიის მარჯვნივ, რათა შეარჩიოთ დაწყების და დასრულების სწორი დრო.
დასასრულის დროის დამატება ყველაზე მეტად პატივს სცემს ადამიანების დროს, ასე რომ მათ იციან რას უნდა ელოდონ და შეუძლიათ დაგეგმოთ მოგზაურობა ან მუშაობა შეხვედრის გარშემო
ნაბიჯი 5. დააწკაპუნეთ "შეხვედრაზე" ეკრანის ზედა ნაწილში "შეხვედრა" ჩანართზე
ამ ღილაკზე დაჭერით დაგიბრუნდებით საერთო დანიშვნის ეკრანზე და თქვენ უნდა ნახოთ თქვენი ჩანაწერი დაგეგმილი. აქედან თქვენ შეძლებთ დაამატოთ საგანი, მდებარეობა და შენიშვნები.
თუ ვერ ხედავთ თქვენს ჩანაწერს დაგეგმილ ეკრანზე, დაბრუნდით და გაიმეორეთ პროცესი სანამ ის გამოჩნდება
ნაბიჯი 6. იყავით კონკრეტული საგნის, ადგილმდებარეობისა და შენიშვნების შეყვანისას
აცნობეთ მიმღებებს, რა არის შეხვედრა რამდენიმე მოკლე სიტყვით (მაგალითად, "პროდუქტის მომავალი ტესტირება"). იყავით კონკრეტული ადგილმდებარეობის შესახებ, მიაწოდეთ მითითებები, თუ ეს არ არის ტიპიური შეხვედრის ადგილი ან თუ მისვლა რთულია. დაამატეთ ნებისმიერი დამატებითი შენიშვნა (როგორც ნებისმიერი მოსამზადებელი სამუშაო), რომელიც შესაბამისია შეხვედრისთვის.
- მიუთითეთ ადგილმდებარეობის მისამართი, მაშინაც კი, თუ ფიქრობთ, რომ მათ უკვე იციან.
- დაწკაპეთ "გაგზავნა" დასრულების შემდეგ.
რჩევა:
მოერიდეთ ზედმეტად ფართო თემებს, როგორიცაა "ბრეინსტორმინგი", რადგან ეს ხალხს ბევრს არ ეუბნება შეხვედრის მიზნის შესახებ. ამის ნაცვლად, თქვენ შეიძლება თქვათ, "აზარალეთ გამყიდველები ახალი პროდუქტისთვის".
Რჩევები
- თქვენი ელ.ფოსტის ან მოსაწვევის კორექტირებისას შეინახეთ იგი მოკლედ და მიზანმიმართულად.
- გამოიყენეთ მეგობრული, პროფესიონალური წერის ტონი.
- ორმაგად შეამოწმეთ მიმღებების სია, რათა დარწმუნდეთ, რომ ყველა, ვინც იქ უნდა იყოს მოწვეული.
- აკრიფეთ მისამართები "bcc" ხაზში, თუ გსურთ რომ ყველა მისამართი დამალული იყოს მიმღებებისათვის.
გაფრთხილებები
- არ გაგზავნოთ მოწვევა ან ელ.წერილი თარიღის, დროის და ადგილის გარეშე. ეს სავარაუდოდ იმედგაცრუებს თქვენს მოწვეულებს და თქვენ მიიღებთ უამრავ პასუხს ამ ინფორმაციის მოთხოვნით.
- ნუ დაწერთ ყველა ასოზე, ის განიმარტება როგორც ყვირილი და არის არაპროფესიონალური.
